Cómo gestionar los tiempos del ‘Asiento Asignado’ en un Grupo Mastermind.- Por Gustavo Pérez Ruiz. Frase de la imagen del ajedrecista ruso Borís Spaski: “El control del tiempo influencia directamente la calidad del juego”.
Cómo gestionar los tiempos del ‘Asiento Asignado’ en un Grupo Mastermind
¿Has oído hablar del Hot Seat?
Uno de los aspectos más importantes en el correcto funcionamiento de un Grupo Mastermind es la gestión del comúnmente llamado Hot Seat,
o ‘Asiento Asignado‘ como Yo le he bautizado al turno del cual cada participante hace uso para aprovechar su momento de ‘Rendición de Cuentas’.
La Rendición de Cuentas factor de Éxito
Definición.- El ‘Asiento Asignado’ es el turno y lapso de tiempo del que un participante dispone para reportar los avances, atrasos y problemas que su trabajo o su proyecto presenta a esa fecha.
El asiento asignado tiene muchas similitudes con la acción de reunirse con un Jefe, o en su caso con varios Superiores para rendir cuentas de todas las actividades por las cuales alguien es responsable.
Casi todos los que tienen o han tenido la experiencia de haberle reportado a un Jefe o a un Supervisor conocen cómo se desarrolla una reunión de control,
en donde básicamente se le explica al Superior los resultados que uno ha logrado en el período transcurrido desde la última rendición de cuentas o sesión de control, hasta la fecha.
Rendir cuentas evita desfases mayores y vergüenza
No existen reglas estrictas para gestionar los tiempos de participación en un Grupo Mastermind.
Afortunadamente los temas y teorías de los grupos mastermind distan de ser una ciencia exacta, dado que cada grupo, cada facilitador (o coordinador) de este tipo de sesiones puede disponer de su particular forma de llevar las reuniones, y por ende puede asignar y controlar el orden y los tiempos como mejor le convengan.
En base a mi experiencia gestionando grupos de alto rendimiento, te expongo mi perspectiva acerca de la forma en que se pueden gestionar los tiempos de participación en un grupo mastermind, para aprovechar con mayor eficiencia el turno del hot seat y obtener mejores resultados.
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Aclaración:
Yo no pretendo que todo esto que comparto deba ser tomado como la panacea, ni como la única fórmula del éxito mastermind, cada quien puede gestionar el asiento asignado a su propio estilo, y si el tuyo es diferente, o tienes otra opinión, te agradecería que dejaras tu comentario al final de la entrada, que me interesa mucho conocer tu punto de vista.
A continuación, expondré la primera se una serie de entradas donde comento mi forma de coordinar los asientos asignados.
En estos posts te plantearé los factores a tomar en cuenta a la hora de gestionar los tiempos de participación en un grupo mastermind, que es lo que a mí me funciona relativamente bien, esto independientemente de que la sesión mastermind sea presencial o vía remota online.
En este post desarrollo 2 factores:
UNO. La duración del turno ‘Asiento Asignado’ y
DOS. El período entre uno y otro Hot Seat.
Estos 2 factores dependen de muchas variables, aquí te comento las que tienen mayor peso:
UNO. El tiempo que dura un asiento asignado:
Yo estimo que una participación eficiente en el Hot Seat puede durar hasta media hora, pero, si consideramos que la cantidad de actividades y asuntos a tratar es importante, y especialmente si hay varios problemas qué tocar, puede que el turno llegue a durar hasta una hora, y en otras ocasiones hasta más tiempo, el que sea necesario.
DOS. El tiempo que pasa entre sesión y sesión mastermind.
Es importante que un miembro tenga una participación activa y constante entre sesión y sesión, y que el tiempo transcurrido entre una y otra no se prolongue mucho, siempre que las actividades de su proyecto no requieran de un debido control y retroalimentación.
Aquí puede que te parezca que me salto de uno a otro factor muy rápido, pero la razón de esto es que están muy relacionados:
Mientras más largo sea para una persona el periodo entre su participación y la siguiente vez que le vuelva a tocar, más se le acumularán actividades por reportar.
No es lo mismo estar en el asiento asignado rindiendo cuentas cada quince días,
en cuyo caso estimo que con media hora podría ser más que suficiente para desalojar todos los asuntos pendientes, que participar en el hot seat cada cuatro o más semanas, en donde quizá ya se requiera de más tiempo para una rendición de cuentas y control.
Esto se debe a que a mayor longitud del período, mayor cantidad de actividades y resultados se desarrollarán en ese lapso, y por ende durará más su rendición de cuentas.
Cuando un miembro del grupo ha dejado transcurrir dos meses desde su última rendición de cuentas, o desde su último Hot Seat, puede que ni una hora le sea suficiente para tocar todos los asuntos importantes.
El número de participantes y el tiempo que dura la sesión.
El tiempo que dure la participación en el asiento asignado y el período entre una participación y otra depende también del número de miembros que compongan el grupo, así como del tiempo que dure cada sesión mastermind.
Me parece más práctico explicarlo con un ejemplo:
Si un grupo mastermind consta de 8 miembros, y el período entre sesiones es dos semanas, y supongamos que cada sesión dura dos horas, aquí es factible que en una sesión de dos horas puedan participar 4 personas (cuatro Hot Seats), esto significa que cada miembro tiene media hora para hacer su rendición de cuentas, y en la siguiente sesión le tocará participación a los 4 restantes.
Tiempo para reportar y tiempo para retroalimentar.
Puede que un asiento asignado de media hora sea suficiente para que el miembro en el Hot Seat reporte sus trabajos, o el control de su proyecto,
pero puede que no sea bastante tiempo como para que todos sus compañeros le den su debida retroalimentación, esto también es normal en cualquier reunión de trabajo.
Alguno que quiera proporcionar su amplio feedback
podría requerir más tiempo que los demás, e incluso se podría prolongar compartiendo su punto de vista al compañero en el Hot Seat, pero al ocupar mayor tiempo, le resta el propio a los demás para opinarle a quien necesita feedback, y
lo que se busca aquí es obtener el mayor número de consejos o sugerencias, para que quien esté en el hot seat tenga más elementos a la hora de tomar decisiones,
y si una persona se gasta el tiempo de los demás haciendo comentarios, puede que no pase nada, siempre y cuando sus sugerencias sean verdaderamente constructivas y no desperdicie el valioso tiempo del compañero en el hot seat.
Esto solo es cuestión de ir probando lo que a cada grupo le funcione.
En principio, como es lógico, lo que quiere cada miembro de un grupo mastemind es estar el Asiento Asignado y aprovecharlo al máximo; todos quieren informar y comentar su proyecto, y especialmente recibir feeback, ideas frescas, y puntos de vista complementarios.
Pero, hay que entender que no todos pueden participar dando su retroalimentación en todas las sesiones.
Hablando del mismo ejemplo de 8 miembros:
Si hipotéticamente se le asigna a cada Hot Seat una hora de participación, y establecemos cuatro asientos asignados cada dos semanas, esto significa que una sesión debe durar por lo menos cuatro horas, esto por principios de productividad y eficiencia no es viable.
Sesiones muy largas tienden a cansar a los participantes, y provocan que el entusiasmo vaya decayendo conforme pase más tiempo,
esto podría provocar que casi nadie quiera ser el último en participar, porque es muy cansado aguantar cuatro horas en una reunión, en ese caso habría que intercalar algunos minutos para descansos.
Grupos más pequeños, más eficientes.
Cuando el grupo es más pequeño, por ejemplo de 4 ó 5 miembros, las variables se podrán aprovechar con más eficiencia aunque tampoco se cuente con el feedback de tantas personas, pero mejorarán los tiempos de participación.
Si el grupo consta de 4 profesionistas,
y se reúnen cada dos semanas, y aquí da igual si la junta es vía remota o presencial, la sesión bien podría durar dos horas; y en dos horas podrían presentarse dos Hot Seats de una hora cada uno, o cuatro Hot Seats de media hora por persona:
esto desde mi punto de vista sería lo ideal,
porque todos participan en la sesión de cuatro Hot Seats (media hora cada uno), o participarían cada dos sesiones en el caso de la duración de dos horas, tanto en el Hot Seat como en la parte retroalimentadora, y así cada dos semanas se le puede dar un mejor control y seguimiento a cada participante.
Una sugerencia general:
Si la participación en el asiento asignado dura por ejemplo media hora (tiempo mínimo para poder desarrollar un buen control según mi personal punto de vista), sería normal pensar que el período entre reunión y reunión mastermind sea corto, quizá cada semana, o máximo cada dos semanas, el tiempo que dure toda la sesión ya dependería del número de participantes y del tiempo de toda la sesión.
Si por ejemplo, cada asiento asignado dura entre 60 y 90 minutos,
esto quiere decir que el período entre participación y participación (de un miembro) es más largo, así quizá a cada miembro le toque el asiento asignado en tres, cuatro o más semanas.
Aquí la duración de la participación en el Hot Seat es más larga, porque como pasa más tiempo entre participación y participación suceden más eventos en su proyecto, allí sucederán más actividades qué reportar, y surgirán más imprevistos, lógicamente puede que surjan más preguntas y por lo tanto se necesitará más tiempo en el Hot Seat para desalojar convenientemente todos los temas.
Establecer las reglas antes del inicio de sesiones.
Es importante mencionar que estos factores, A) Tiempo de cada Hot Seat y B) Período entre reunión y reunión, queden conveniente mente establecidos desde el principio, y hasta donde se pueda, programados.
Yo aconsejo todo esto en base a mi experiencia:
Cuando se tiene certidumbre del día exacto, la hora de inicio y término de la sesión, así como el orden que ocupa cada persona en los turnos, mejor se aprovechará el tiempo, y más eficiente será el grupo.
Si no queda nada por escrito, ni se sabe a quién le toca el asiento asignado ni quién le sigue, se presentará el desorden.
Las participaciones también podrían ser aleatorias
Yo no recomiendo que las participaciones sean espontáneas, ni carentes de estructura o de tema asignado.
He visto que algunos grupos mastermind manejan al azar cada participación en el asiento asignado, pero Yo me atrevo a asegurar que así el desorden acabará reinando en la sesión, y
cuando no hay certidumbre de participación, la desmotivación acabará haciéndose presente en el grupo, porque asistir a una reunión con el desconocimiento de lo que en ésta sucederá, o el no saber quién participará ni por cuánto tiempo, pues más de uno se acabará desmotivando, y
la desmotivación es uno de los mayores destructores de los grupos mastermind
Claridad y certidumbre de participación antes de cada sesión.
Es desalentador no saber si uno participará o no en una sesión, o desconocer quiénes asistirán.
La asistencia es muy importante, y se propicia en función de una debida programación de asientos, para que todos sepan a lo que van.
Cada miembro mastermind debe saber si en la sesión tendrá
A) un asiento asignado para hablar, o
B) si solo le tocará dar su conveniente y enriquecedor feedback.
Mantener este orden propicia la participación y da certidumbre de lo que cada uno espera de la reunión, así como de cada participación, para saber si debe estar preparado para rendir cuentas, o para compartir su visión de los demás emprendimientos.
Esta es mi experiencia.
“El control del tiempo influencia directamente la calidad del juego”.
–Boris Spaski