Porqué debemos tratar a los colegas como clientes | 126

  • Porqué debemos tratar a los colegas como clientes. Construir una buena relación con jefes, clientes y colegas del medio es una de las mejores formas de promocionar una buena imagen de nuestro trabajo y de construir una gran marca para nuestros productos, servicios y persona, y esto es casi fundamental tanto para nuestro buen desarrollo profesional como para el empresarial; voy a sugerirles unas acciones que debemos tomar en cuenta para evitar proyectar una imagen de apatía o desinterés, y que pueda afectar nuestra Marca Personal.
  • UNO. Reconozcamos la situación de nuestros colegas, clientes o jefes, hagamos empatía, esto es, pongámonos en la posición de los otros. Muchas veces, una queja o una crítica muy severa pueden ser justificadas desde el punto de vista de tu cliente, tu jefe o quien sea que te esté solicitando atención.  Aunque sus demandas sean injustificadas o no tengan la razón, debemos demostrar que entendemos la situación desde su punto de vista, no pidamos exactamente perdón, aunque hayamos caído en un error o negligencia, analicemos claramente lo que le afecta a la otra persona y hagámosle entender que lo atenderemos a la brevedad.  Muchas veces, algunas quejas pueden tener un origen en una falta de entendimiento o de información confusa, es necesario llegar al fondo del asunto y hacérselo ver con tranquilidad y claridad a quien se pueda sentir frustrado por esto.No importa si tenemos o no la razón, lo que importa es que demostremos una actitud resolutiva y proactiva, que demuestre nuestro total interés en buscar soluciones o en su caso compensar de alguna forma la inquietud de nuestro cliente o colega, que éste se sienta escuchado no solo le ayuda a él o ella, nos ayuda a ir construyendo nuestra propia imagen. Respondamos con un “Vamos a ver cómo lo podemos resolver” “haremos esto o lo otro”  y:
  • DOS. No prometamos, actuemos, digamos lo que sabemos no lo que queremos que suceda, o lo peor lo que el cliente quiere escuchar, no digamos que sí ni echemos rollos que no vamos a cumplir,  seamos honestos, no prometamos lo que no podemos hacer en tiempo, costo y calidad. Busquemos ser transparentes sin prometer, ¡no digamos si a todo!, no le demos por su lado a nadie, aunque ya nos haya cansado, si nos comprometemos con algo que sea con aquello en que estamos totalmente seguros de que vamos a cumplir a cabalidad, y además aportemos algo más, demos la milla extra, vayamos más allá y sorprendamos. Si ya sabemos que un trabajo nos puede tomar 5 semanas, comprometámonos a entregarlo en 6, si logramos finalizar sin complicaciones y suerte, incluso antes de las 5 semanas habremos demostrado que damos la milla extra. Seamos serios en esto, porque exagerar agregando demasiado margen de seguridad puede dar a entender que queremos engañar, o que no sabemos lo que hacemos, otorguémosnos márgenes de seguridad que sean aceptados convencionalmente en nuestro medio y luchemos por llegar hasta el fin de la mejor forma posible.
  • TRES. Mantengamos el canal de comunicación abierto y transparente, pero sin paja. Evitemos la falta de comunicación, demos todo el soporte necesario, proveamos la información indispendsable, no escondamos errores y atrasos, seamos transparentes y honestos. No sobre-comuniquemos ni enviemos spam, ni información intrascendente, enviemos tips y ayudas concretas.Si ya hemos entregado un reporte, un trabajo, una construcción o un producto, comuniquémonos con el usuario, con el cliente o con quien sea para monitorear si todo va bien y si todo está claro o necesita alguna asesoría. Esto puede resultar imposible cuando vendemos consumibles a gran escala, pero existen herramientas para dar seguimiento de la satisfacción del cliente, y darles a entender que estamos con ellos para cualquier aclaración, sugerencia o queja que puedan tener. Enviemos un e-mail o llamemos para ver cómo van las cosas.Si nos comunicamos con regularidad, tanto en la fase del trabajo como después de la entrega, nuestros clientes se sentirán que son importantes para nosotros, que no los hemos abandonado y estamos pendientes de su satisfacción, esto es un gran valor agregado que solo nos beneficia a nosotros, también seamos discretos con esto último, no atosiguemos ni seamos insistentes, demostremos atención no los acosemos, ¡que sepan que no solo nos preocupamos sino que nos ocupamos!.
  • CUATRO. Actuemos con dominio de nuestras emociones, evitando reacciones emocionales. Controlemos nuestro temperamento. Cuando recibimos quejas, sugerencias que consideramos que rebasan el tono del mutuo respeto, comentarios agresivos o que juzgamos injustos, evitemos tomar estos comentarios como algo personal, porque aunque nos incomoden y sintamos que debemos defender lo que sentimos justo (el honor, la integridad, la calidad, y el trabajo), entendamos que antes que nada lo más importante es nuestra empresa, nuestra marca. Es difícil tomar con buen talante comentarios adversos cuando ponemos tanta pasión en nuestro trabajo, cuando consideramos que damos nuestro máximo esfuerzo y creemos que nuestro trabajo,  producto o servicio es inmejorable.  Cuando nos hacen un comentario criticándonos, puede ser por e-mail y hasta recibirlo personalmente durante una reunión, lo primero que debemos hacer es tomarlo lo más subjetivamente posible, poner nuestras primeras reacciones a un lado y escuchar los argumentos por los que se critica el producto o servicios que proveamos, la mayoría de las ocasiones las críticas destructivas están basadas en argumentos sin fundamento, si estamos seguros de nuestro producto o del trabajo que hemos hecho busquemos retro-alimentación de quien nos indica que eso está mal, pidámosle pausada y educadamente que exponga su crítica. Tratemos de ver si esa persona efectivamente tiene razón en su argumentación, y si encontramos aunque sea un solo argumento rescatable ¡agradezcámoslo!, y si podemos implementarlo será un gran detalle.  Una reacción de enfado, de clara agresión de nuestra parte hacia un cliente o colega es la consecuencia de una falta de profesionalismo.Dicen que el “Cliente siempre tiene la razón”, y en cierta medida puede ser cierto, pero tenga o no la razón desde nuestro punto de vista hay que aprender a manejarnos con control y tolerancia, rescatemos el feedback o retroalimentación y procuremos agregar valor hasta donde podamos, porque muchas veces no podremos cambiar lo hecho y entonces debemos buscar compensar esas carencias agregando valor de forma serena y templada
  • Cita del 32º Presidente de los Estados Unidos de América, Franklin Delano Roosevelt.

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