El seguimiento a un Grupo Mastermind. Los 5 parámetros para Controlar y Registrar las reuniones de Grupos Mastermind, según mi experiencia. Frase de la imagen de Gustavo Pérez Ruiz: “Reportar, registrar y controlar avances es una técnica muy sencilla y potente para darle seguimiento a cada actividad, esta es la forma ejecutiva en que todos se motivan y se obligan en lo personal a cumplir con sus objetivos”.
Cómo dar seguimiento a un Grupo Mastermind
Últimamente, las personas con las que hablo de teorías y parámetros para gestionar Grupos Mastermind me han hecho las algunas de las siguiente preguntas:
¿Cómo gestionas las sesiones de los Grupos Mastermind?
¿Cómo llevas el registro de las reuniones?
¿Cuáles son los elementos básicos para aprovechar productivamente una reunión?
¿De qué forma conduces una junta de trabajo?
¿Cómo das seguimiento a un Grupo Mastermind?
El tema de los Grupos Mastermind en la esfera hispanohablante está cada vez más causando interés entre profesionales, ejecutivos y emprendedores.
Dado que la gestión de los Grupos Mastermind se está poniendo de actualidad, voy a transmitirles mi experiencia personal al respecto, o
Cómo lo hago Yo a grandes rasgos
Primero, la percepción acerca de las juntas de trabajo.
Yo entiendo que en general, algunos profesionales tienden a evitar las juntas de trabajo porque creen que son una pérdida de tiempo, y desde su punto de vista, muchos seguramente tendrán razones para minusvalorar las reuniones ejecutivas.
Ninguna junta de trabajo, ninguna sesión de control y mucho menos un ‘meeting‘ tipo Mastermind, ha sido diseñado para el lucimiento personal de nadie, ni para que despliegue su poderío y don de mando.
Éstas reuniones ejecutivas son necesarias para darle un adecuado seguimiento a las actividades o números de un proyecto o de un trabajo.
Una reunión ejecutiva no es el pretexto para ir a platicar cómo le fue a tu equipo de futbol, o para conversar acerca de tu serie de televisión.
La sesión de Grupos Mastermind es un lugar donde
eso sí debe predominar un ambiente sereno y de “camaradería”, con el fin de que se puedan tratar y desalojar asuntos que permitan que todos los objetivos se lleven a cabo.
Yo entiendo que algunos ejecutivos rechacen las juntas de trabajo,
especialmente las de seguimiento, o las de revisión de alcances y objetivos. Estas reuniones suelen ser un poco ríspidas, y quizá no tan deseables en términos de pasar un rato agradable, y ¿por qué?
¿Por qué se tienen que rendir cuentas?
La rendición de cuentas puede ser en muchas ocasiones incómoda, especialmente cuando los objetivos están lejos de ser alcanzados, o cuando los problemas deslucen o desmerecen los avances.
La Rendición de Cuentas Mutuas factor del Éxito Mastermind.
No es fácil la rendición de cuentas.
Nunca es sencillo reportar acciones y números, aunque se informen resultados positivos.
En ocasiones, dependiendo de cada punto de vista, esos resultados positivos pueden ser insuficientes, o criticados duramente cuando se comparan con otros;
muchas veces ni siquiera recibes un “bien hecho”, o un
«eso que hiciste estuvo bien”,
a veces no escuchas ni un sencillo “Gracias”.
Pero, ¿Cómo se gestiona y controla un Grupo Mastemind?
Existen muchas y diversas formas de planear y controlar un proyecto en una reunión, depende de cada facilitador y de cada Grupo Mastermind.
Pero, No existe el método de control ideal para todos los Grupos Mastermind. Cada quien puede usar el que le parezca más cómodo, o el que se ajuste más a su persona y sobre todo al tipo de proyecto que tenga entre manos.
Muchos conocerán las diversas técnicas que existen para programar y controlar proyectos, incluso para dar seguimiento a un grupo mastermind.
Entre los más conocidos y potentes están:
A) El diagrama de PERT (Program Evaluation Review Technique), el de técnicas de revisión y evaluación de programas, o
B) El CPM (Critical path method) o método de la ruta crítica.
Estas dos técnicas son muy recomendables pero para gestión de proyectos, éstas requieren de un aprendizaje, y sobre todo de experiencia para dominarse.
Yo solo los recomendaría para gestionar proyectos de gran tamaño dado su enorme cantidad de actividades entrelazadas y su alto grado de complejidad, como por ejemplo:
la construcción de un rascacielos, o
el diseño de una plataforma online para una empresa de logística.
En esos casos, tanto el PERT como el CPM me parecen apropiados, porque sin éstos sería casi como tratar de gestionar el caos.
Pero, para conducir una junta de control o una sesión tipo Mastermind,
a mí el CPM y el PERT me parecen imprácticos y hasta exagerados, aunque como ya lo dije, cada uno puede optar por éstos si así se acomoda más.
Mi técnica de control y seguimiento a un Grupo Mastermind
Conforme voy dando seguimiento a un Grupo Mastermind, voy aprendiendo y encontrándome con nuevas ideas y conceptos, y en este recorrido me voy acomodando con mi particular técnica la cual mejoro en cada sesión.
Mi técnica de seguimiento a un Grupo Mastermind se basa en ir registrando actividades u objetivos tomando en cuenta 5 parámetros para cada uno,
A) Fecha de inicio de la actividad
B) Fecha de término
C) Porcentaje de avance o retraso a la fecha del control
D) Problemas
E) Retroalimentación (feedback)
Reportar avances, clave para el éxito en los Grupos Mastermind.
Con el fin de darle un apropiado seguimiento a un emprendedor o a un profesional, éste se tiene que presentar con un máximo de 3 ó 4 objetivos para ser realizados en un corto plazo, de por ejemplo 3 meses.
Yo como coordinador o facilitador del seguimiento a un Grupo Mastermind en sesión,
llevo el registro de cada uno de los participantes, al margen de los propios apuntes que cada uno de los miembros del grupo están obligados a llevar como profesionales que son, a fin de cuentas cada uno es el único y último responsables del propio seguimiento y de la buena gestión de su proyecto empresarial.
Para explicarlo con mayor claridad, usemos estos cinco parámetros poniendo un ejemplo sencillo con un nombre hipotético, digamos Tomás.
1
Tomás tiene una tienda de ropa online, y uno de sus objetivos dentro del grupo mastermind es el de iniciar un blog en su página web, con el fin de darle más tracción y visibilidad de cara a los buscadores que indexan ese contenido, como el Google.
2
En la sesión ordinaria del Grupo Mastermind del 21 de febrero, Tomás se puso como objetivo escribir cuatro artículos para su blog en 30 días, iniciará la escritura el 1ro de marzo, y acabará los 4 artículos para el 31 de marzo. Empezará con la primera publicación hasta el día 1 de abril.
En resumen, escribirá a razón de un artículo por semana, así tendrá un buen colchón al iniciar sus publicaciones.
3
En la sesión mastermind del 7 de marzo, cuando a Tomás le toque su turno de rendir cuentas:
Tendría que decir:
-«A esta fecha voy a tiempo, ya acabé mi primer artículo, me voy sintiendo cómodo escribiendo y voy a cumplir el objetivo a final de mes».
Otra opción sería comentar:
-«Aún no he escrito nada, debido a que mi computadora se descompuso, y además he perdido mucho tiempo en su reparación.
Aquí Tomás lleva un retraso del 25 %, es deseable que él comente cómo solucionará su situación para cumplir con su objetivo a fin de mes.
Si no tiene mucha claridad en cuanto a solucionar su problema,
seguramente recibirá variada retroalimentación (o tormenta de ideas) por parte de sus compañeros mastermind, seguro que le aportarán muchas ideas para ponerse al día. Pero,
todas estas sugerencias tienen que girar en torno a CUMPLIR CON EL OBJETIVO en la fecha programada, no a aplazarla.
4
Dos semanas después, en la sesión del 21 de marzo, suponiendo que a Tomás le toque participar en el ‘Hot seat’ (o asiento asignado):
Yo podría, como coordinador, empezar por hacerle una revisión general, diciéndole:
-«Vamos a ver Tomás: a esta fecha, ya deberías tener escritos al menos 3 artículos, pero hace dos semanas tenías tu computadora descompuesta y algunos problemas técnicos.
Coméntanos ¿cómo lo solucionaste o cuánto has avanzado? Recuerdo que te hicimos algunas recomendaciones».
Una respuesta, la ideal por parte de Tomás podría ser:
-«Si, logré reparar la computadora, un poco tarde, pero mientras me la entregaban escribí en otra PC (personal computer) que me prestaron.
Hoy ya tengo terminados 2 artículos, y en el tercero voy a la mitad, si sigo con este ritmo llegaré a fin de mes cumpliendo el objetivo de escribir 4 artículos.
¡Ah, pues muy bien!
Otra opción de respuesta sería (la que no queremos escuchar):
-«No pude reparar la computadora, apenas me la van a entregar, con tanto trabajo no pude escribir nada, no he tenido tiempo, creo que podría terminar al menos un artículo para fin de mes;
quizá me convenga empezar a publicar mediados de marzo».
Esta es la respuesta que nadie quiere escuchar y menos decir.
Con esta respuesta parece como que Tomás se está justificando,
o que se planteó un reto por arriba de sus capacidades, o que se está poniendo pretextos a sí mismo; esto es lo que a algunos les puede parecer, pero otro podría opinar que Tomás es un negligente.
5
Si Tomás estuviera trabajando en una empresa y reportándole a su jefe, estas actitudes y respuestas resultarían inaceptables; tendría varios problemas dado que No está cumpliendo a cabalidad con sus funciones.
Pero, como Tomás está en un grupo mastermind
no tiene amenazas de ser cesado en sus funciones,
ni le llamaremos la atención.
Pero, el hecho de tener que rendir cuentas a un grupo de profesionales que atestiguan su actuación sí que le incomoda,
y esta incomodidad es buena, porque saca a Tomás de su zona de confort y lo impulsa a cumplir con el objetivo.
Volviendo con el seguimiento a un grupo mastermind y al registro de la reunión,
lo más sencillo desde mi punto de vista es lo que siempre funciona mejor.
Hay que registrar la fecha de inicio de la actividad,
luego su fecha de término programada,
y en cada sesión hay que ir dándole un activo seguimiento, si se puede con porcentajes,
registrando los problemas que presenta la actividad,
y también las sugerencias para solucionarlo.
Todo esto es muy importante para no perder el control de las sesiones.
Cada cual puede registrar el seguimiento de su sesión mastermind como más se le facilite, tanto participantes, facilitadores o coordinadores,
Hay quienes prefieren utilizan una tabla en Excel, o una lista, yo lo apunto en una libreta, y en cada sesión vuelvo a la fecha anterior para revisar el estatus de la actividad, o para ver qué le sugerimos al participante;
la idea es evitar dejar las cosas al libre albedrío.
Reportar, registrar y controlar avances es una técnica muy sencilla y potente para darle seguimiento a un grupo mastermind en cada actividad, esta es la forma ejecutiva en que todos se motivan y se obligan en lo personal a cumplir con sus objetivos.
“La gente suele decir que la motivación no dura, bueno, tampoco el darse un baño, por eso lo recomendamos a diario”.
-Zig Ziglar.