Archivo de la etiqueta: Administración del tiempo

Cómo distinguir Actividades Prioritarias para programarlas | 117

  • Cómo distinguir Actividades Prioritarias para programarlas. Cuatro preguntas que debes plantearte para reclasificar prioridades.
  • He hablado anteriormente de Hábitos positivos en la Emisión 096 y de Porqué siempre estamos ocupados en la Emisión 092, aquí voy a plantear cuatro preguntas adicionales para evaluar objetivamente las Actividades, para encontrar aquellas que sean prescindibles, que se puedan postergar o en su caso delegar.
  • Antes que todo, revisa tu calendario de actividades para las próximas dos semanas. Haz una lista de todas las tareas que tengas que completar en ese período. Una vez que tengas la lista más completa que se pueda, busca (A) ¿Qué actividades puedes cancelar?, (B) ¿Cuáles puedes posponer? y (C) ¿Cuáles puedes delegar?, hasta donde puedas. Una definición útil de Actividad Prioritaria podría ser: «aquella que necesitas concluir para que otras puedan empezar».
  • Después de revisar tu lista, cuando te  sobre tiempo y hayas programado las principales tareas, es entonces donde ya se podrá dar paso a las Actividades Secundarias, éstas también se tienen que realizar. A veces, podrás tener dudas en priorizar tareas, y resulta fácil convencerse de que todas son igualmente importantes, así que hazte las siguientes preguntas:  1. ¿Ésta actividad puede ser delegada?, ¿Alguien más puede hacerla en mi lugar?, puede ser alguien interno o externo. 2. ¿Qué tan importante es esta tarea realmente?. ¿Es algo que contribuye en forma significativa al éxito de las operaciones, del equipo de trabajo o de la misma compañía?.  3. ¿Si no concluyo esta actividad se detendrán o no se podrán empezar otras actividades?, o ¿se perderá dinero?.  4. ¿Quién gana con esta actividad?, si solo gano Yo, pero no ayuda ni a mi equipo, ni a mi empresa ¿realmente no es tan importante?.
  • Al final del período se tienen que revisar avances y justificar aquellas tareas que no se pudieron concretar.
  • La importancia de la componente Social cuando se establecen compromisos de unos con otros, similar a los Grupos Mastermind de los que he hablado en la Emisión 110.
  • Cita de Stephen Covey.

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Cómo tomar lo que no podemos controlar | 106

  • Cómo tomar lo que no podemos controlar. Cuando algo sale de nuestro control y es imposible gestionarlo, es mejor tomar acciones en aquello que si está en nuestra mano, hacer que las cosas sucedan.
  • Cuando ya tenemos lista la Planeación de nuestro trabajo, y sabemos cuáles serán las estrategias a seguir, o cuando ya estamos preparados con nuestro Proyecto de Emprendimiento, esto es que tenemos el Proyecto Ejecutivo y el Plan Financiero terminados, el siguiente paso será el de iniciar las acciones que nos aseguren que el PLAN se lleve a cabo.
  • La gestión desde el inicio que pasa por todas las etapas hasta alcanzar un correcto fin se procura con un estricto Control, ésta es una función crítica en la Dirección de Proyectos y manejo de grupos, así como de nuestro propio trabajo.
  • Josh Kaufman, blogger norteamericiano y formador empresarial, nos señala en su famoso libro MBA PERSONAL que para comprender mejor cuál es nuestro ámbito de control debemos ser capaces de separar lo que podemos controlar (o aquello en lo que podemos influir) de lo que escapa a nuestro control
  • El Control de las actividades de otros así como las de uno mismo es una función de la Administración que vela porque todos hagamos correctamente nuestro trabajo, en concordancia con los lineamientos que la planeación indica, esto es, revisar que vayamos progresando correctamente. Por mucho que estudiemos minuciosamente el Mercado y la Bolsa de Valores, con la sola fuerza de voluntad no podremos lograr que el valor de las acciones de una determinada empresa que nos interesa suba a nuestro favor.
  • Solo podemos tener control sobre nuestras acciones, entonces, hagamos lo que está dentro de nuestro alcance lo mejor que podamos, hacer que sucedan las cosas que están en nuestro poder es la mejor estrategia para ir logrando alzanzar metas. Preocuparnos por lo que escapa a nuestra influencia, por aquello que no podemos controlar, es una pérdida de tiempo y energías.
  • En esta ocasión, tomo como cita la plegaria de la serenidad.

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Cómo administrar el tiempo productivamente | 088

  • Cómo administrar el tiempo productivamente. ¿Qué tan bien administras el tiempo de tu trabajo? Como la mayoría de la gente, seguramente te encontrarás a tope de actividades, con muchas responsabilidades y compromisos, es lo más común en un mundo empresarial en el que se trata de lograr más con menos, donde las empresas asignan una gran cantidad de actividades sobre los hombros de cada vez menos personal, lo que lleva a todos al límite de sus capacidades productivas y de su tiempo también.
  • Comento algunas sugerencias esperando que sean de gran utilidad para reconocer, programar, controlar y terminar las actividades productivas que se tengan asignadas.
  • Es conveniente y muy recomendable apuntar en una libreta o cuaderno el tiempo que nos lleva cada actividad que desarrollemos diariamente, desde ver la tele, conversar, leer un libro, atender llamadas telefónicas, personales o no, hacer trabajo productivo, recrearnos en momentos libres para tomar el café, comer o ejercitarnos. Registremos todas estas actividades dentro y fuera del trabajo, con sinceridad, porque solo así encontraremos cuánto tiempo real gastamos en actividades productivas, aquellas en que concretamos acciones que generan directamente ingresos, descubriremos también aquellas actividades improductivas donde perdemos más el tiempo.
  • Las actividades productivas que encontremos variarán según cada oficio o profesión, es conveniente encontrar y asignar a cada actividad productiva un tiempo real de ejecución.
  • Registrar todas las actividades asignándoles una hora de inicio y una hora de término. Al ir asignando todas estas actividades productivas en una hora específica con sus tiempos reales nos sorprenderemos por dos cosas contrarias que menciono en el Podcast.
  • Tratar de terminar cada actividad en el tiempo que asignado, si logramos concluirlas eficientemente hay que tomárnoslo como un logro personal,  no para que hace fiesta ante los demás ni para presumir, sentiremos una gran satisfacción al ir terminando objetivos, y conforme vamos acumulando actividades exitosas esto se hará muy notorio, no necesitaremos decirlo ni mencionarlo, porque el trabajo totalmente concluido y bien hecho se nota mucho y llama la atención, es el sello de nuestra Marca Personal y lo vamos reforzando cada vez.
  • Cuando uno llega a tener un gran control de su programación, se puede hacer medio quisquilloso o maniático de su tiempo, y hacerse fama de esto es muy bueno, porque muchos jefes y colegas entenderán que así funcionamos efectivamente y se lo pensarán dos veces antes  de solicitarnos cualquier otra actividad, sea relevante o no, y tener un calendario serio y organizado nos da los elementos necesarios para contestarle educadamente a nuestros jefes o supervisores.
  • Otras recomendaciones para hacer eficiente y productivo el tiempo de trabajo.
  • Cita del ex-Secretario de Defensa Norteamericano Donald Rumsfeld.

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