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Diez lecciones de gestión administrativa o Management | 130

  • Diez lecciones de gestión administrativa o Management. Sugerencias útiles para mejorar el desarrollo profesional del líder de grupo o jefe de equipo.
  • Historia del Genio de la lámpara, un empleado administrativo, un jefe de ventas y el Director de la Compañía de los tres.
  • A continuación, les comparto diez breves lecciones de gestión administrativa que estimo les pueden servir para manejar y comprender esas funciones:UNO. Conoce tus límites. Debes tener muy claras además de tus funciones y responsabilidades las de tus subordinados y las de tu Jefe también. Esto te ubica para que realices en principio solo tus actividades asignadas. Puedes eventualmente apoyar a tus subordinados con su carga excesiva de trabajo y a tu propio jefe también, pero sin perderte y sabiéndolo aclarar con profesionalismo. No se trata de decir: “O.K. Yo me encargo de esto, a pesar de que no esté dentro de mis funciones”, hay que saberlo expresar sin reclamarlo.DOS. Ten un plan de acción. Debes con toda calma preparar la Planeación de todas tus funciones y objetivos. Y hago hincapié con calma porque muchas veces preparamos planes al vapor, con urgencias y no tomamos en cuenta los tiempos reales que nos llevará cada actividad. Es necesario saber qué actividades tenemos que desarrollar en cada momento. La planeación más importante es la del día siguiente, por eso hay que tomarse unos 10 o quince minutos para pensar bien al final del día las actividades prioritarias del día siguiente, anotarlas en una lista para que a primera hora por la mañana no perdamos tiempo pensando dónde debemos reanudar o iniciar actividades.

    TRES. Valora a tu propio equipo. El primer reto de un Manager o de quien recientemente es designado para dirigir a un grupo por primera vez, es hacer una buena transición entre dirigirse a sí mismo y dirigir a su grupo de trabajo. Cuando se da este cambio por primera ocasión, el nuevo Gerente o Jefe debe darse cuenta de que alcanzar metas y completar proyectos ya no es logro exclusivo de sí mismo y de su esfuerzo individual, sino del trabajo y colaboración de todo un equipo. Entonces, el nuevo Jefe de grupo tendrá que saber fomentar relaciones interpersonales, y cultivar habilidades de liderazgo para poder lograr un ambiente de trabajo armonioso, de tal forma que todos se impliquen para alcanzar exitosamente los objetivos colectivos.

    CUATRO. Ser el Jefe no es solo un título sino una actitud. Tener el título de Jefe, Gerente, Director o Manager implica que se está en una posición de liderazgo, y que dicho nombramiento le faculta a un hombre o a una mujer para poder guiar a los miembros de su equipo dándoles instrucciones, con el fin de lograr los objetivos de un proyecto en forma y tiempo. Sin tomar en cuenta que ser “El Jefe” indica que la persona posee un título de mando, de hecho, el énfasis de la autoridad no debe ser enfocado a la posición en sí misma. Más bien, el énfasis debe ser enfocado en el tipo de actitudes y reacciones resultantes de esa posición de mando. Concretamente hablando, un o una profesional que ocupa una posición de liderazgo debe concentrarse en cultivar y utilizar un amplio espectro de habilidades de liderazgo, que le permitan alcanzar tanto su éxito personal como el de su grupo de trabajo, y también el de la Empresa.

    CINCO. Ser persistente en el empeño. Hay que permanecer constantemente persiguiendo los objetivos hasta que se alcance aquello que se desea. Terminar un reporte, cerrar una venta, lograr una sociedad y hacer crecer un grupo o empresa requieren perseverancia. Roma no se hizo en un día. Hay que intentar continuamente encontrar el hueco de mercado, el nicho, los canales apropiados de distribución, de ventas y hasta financiamiento. El que dirige a un equipo seguramente se encontrará y sentirá solo en muchos momentos, tratando de superar situaciones de alto estrés, así como las presiones por alcanzar objetivos en corto tiempo, es en esos momentos donde se tiene que poder mantener el curso sin detenerse y sin entrar en pánico.

    SEIS. Rodéate de profesionales en quien confiar. Es imposible que alguien domine todos los temas y disciplinas. Si alguno piensa que se librará de problemas solo por contar con altas dotes en toma de decisiones, esto solo significa que ese individuo tiene un ego engrandecido y fuera de su control. Tener y contar con profesionales que dominen y resuelvan asuntos ajenos a nuestros conocimientos es deseable para tener un sueño sin pesadillas y poder llegar a trabajar con normalidad. Todo Jefe necesita profesionales con habilidades y conocimientos diferentes a los suyos, y no debe sentirse menos ni acomplejado por admitirlo, porque creerse el sabelotodo solo le acarreará tomar las decisiones equivocadas. Lo deseable es que alguien más nos alerte de problemas, nos sugiera alternativas, nos proponga soluciones y busque planteamientos que vayan acorde con nuestra visión del trabajo o la de la empresa.

    SIETE. Lidera reuniones productivas. Dirige juntas breves, está comprobado que las reuniones que duran más de 60 minutos pueden caer en el tedio y la improductividad. Para cada junta, asigna un tiempo de inicio y uno de término. Organiza o haz organizar en orden todos los asuntos que se vayan a comentar, a esto también se le llama Orden del Día. Procura que todos los asistentes participen y haz que propongan sus ideas. Lleva un registro por escrito o minuta de todos los puntos tratados y acuerdos alcanzados, de tal forma que se les pueda dar adecuado seguimiento en la próxima reunión y que se anoten las actividades y tareas de cada participante. Controla el orden y la disciplina, está bien que dirijas un meeting relajado, pero mantén el Orden del Día sin que se pierda mucho tiempo en distracciones.

    OCHO. Procura siempre mejorar tu lectura, redacción y ortografía. Esto es parte de la imagen, que dice mucho del profesional, sea líder o no. Aunque una buena o mala ortografía y redacción no pesen realmente sobre las funciones de un puesto de trabajo o posición jerárquica, a no ser que uno sea Editor, Periodista o Escritor, es muy importante demostrar interés por entregar reportes, oficios, comunicaciones, cartas y correos electrónicos de forma profesional. Cuidemos estos pequeños detalles porque tienen un gran peso en la Imagen y Marca Personal.

    NUEVE. Evita y mantén las distracciones fuera de tu alcance. Los ritmos de trabajo y producción se entorpecen y rompen con el creciente uso de las aplicaciones para comunicarse a través de teléfonos celulares y hasta la dependencia innecesaria de las redes sociales. Ya en algunas empresas empiezan a prohibir la navegación por redes sociales y se exige a los empleados apagar los dispositivos móviles por ser considerados elementos de distracción y generadores de improductividad.

    DIEZ. Habla con el ejemplo. Las palabras, las instrucciones y las órdenes no producirán ningún respeto al liderazgo de quien las dicta si no van acompañadas primero del ejemplo. Exigir acciones y compromisos está muy bien siempre y cuando el líder empiece por demostrar las acciones que le corresponden a sí mismo, cumpliendo con responsabilidad sus propios compromisos.

  • Si quieres que te envíe el texto completo del audio de esta y otras emisiones de este Podcast, solo tienes que ponerte en contacto conmigo y con mucho gusto te lo envío por e-mail.
  • La entrada y la salida musical es de Kevin MacLeod de Incompetech.com
  • Cita de Henry Ford.

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Siete indicios de un ambiente conflictivo | 123

  • Siete indicios de un ambiente conflictivo. Signos que nos advierten que el medio se puede convertir en un área de conflicto y salirse de control por falta de liderazgo.
Regla de Conflictos, Suscríbete a the Manager's Podcast en iTunes e IVOOX
Regla de Conflictos, Autor Anónimo

  • En esta emisión trataré nuevamente el tema de conflictos en el trabajo, este es un tópico que me han solicitado en algunas ocasiones y el cual entiendo que genera muchas inquietudes. Todos absolutamente hemos pasado por alguna o varias situaciones en que los conflictos en el área de trabajo han sido o son inevitables, la mayoría los detestamos y queremos evitarlos.
  • Es importante que sepamos leer las circunstancias que pueden propiciar un ambiente tóxico y que también podamos detectar  con anticipación los signos de un inminente problema colectivo, por eso tomemos en cuenta y revisemos estos siete (7) signos que nos alertan como medidas de prevención:
    1. Cuando las interacciones y conversaciones entre algunos miembros del equipo no son relajadas, el trato mutuo es muy serio y continuamente se alzan la voz entre sí. A pesar de las normales divergencias profesionales de opinión, algunos las llevan al plano personal y se evitan hasta los saludos de “Buenos Días”, no digamos que se den las “Gracias”. El lenguaje corporal también demuestra rechazos mutuos, gesticulaciones continuas que reprueban opiniones, movimientos negativos de cabeza, señales con los dedos que no sirven para comunicarse con sordomudos.
    2. Cuando alguno del equipo quiere tomar el control y exige a los demás de tal forma que no corresponde con su nivel jerárquico, va más allá de sus responsabilidades e injerencia. Cuando alguno quiere adoptar el papel del Jefe de todos con complejos de coronel puede ser por una de dos causas: Una: que tiene demasiada confianza en sí mismo y debe recibir una llamada al orden o llamada de atención, y Dos: Porque efectivamente no existe una autoridad que ejerza como tal y por lo tanto predomina la anarquía.
    3. Cuando los desacuerdos son permanentes, no se pueden alcanzar consensos y cuesta mucho trabajo tomar decisiones, repartir responsabilidades y sobre todo comprometerse por escrito, ya sea que estableciendo normas, perfiles de puesto, organigramas, minutas, acuerdos o reportes, se tienen que firmar de mutuo acuerdo, o se firman las responsabilidades o se dedican mejor a otra cosa, en otro lugar del planeta; a un profesional se le paga por asumir sus obligaciones no para eludirlas o repartirlas alegremente. Cuando nadie se quiere hacer cargo por alguna actividad, o toda la responsabilidad recae sobre uno solo esto es signo inequívoco de que el barco va a la deriva, sin control.
    4. Cuando la falta de cooperación es notoria y el apoyo mutuo escasea o brilla por su ausencia. Esto es fácil de detectar, si nunca se escucha por allí ¿En qué te puedo servir?  o Ya acabé ¿en qué les ayudo?, más o menos se puede intuir que faltan ganas de colaboración. Cuando nadie demuestra voluntad por abordar problemas, sugerir soluciones, compartir ideas o dar pasos adelante para tomar responsabilidades que la mayoría rechazarían son signos de que el ambiente no es propicio para trabajar.
    1. Cuando se esparcen rumores, cuando se comparten chismes, cuando se suponen eventos, y se comentan o susurran asuntos en privado o en voz baja. Aquel individuo que repite lo que alguien más supone, dice que sabe de buena fuente, que le contó uno de tal departamento, que supo por alguien del gremio o estima que esta por ocurrir un acontecimiento tenebroso daña primero que nada su propia Marca Personal, mancha su propio prestigio profesional. Cuando en un grupo alguno tiene inclinaciones por el cotilleo y las habladurías y los demás no están dispuestos a escucharlo, ya se sabe de quien se puede prescindir, porque puede llegar a intoxicar al resto, o influirlos negativamente con sus murmuraciones, sean justificadas o no.
    2. Cuando el lenguaje que predomina es egoísta. Se escucha mucho que uno o varios abusan del “Yo”. Yo tengo mi proyecto por concluir, cuando es obvio que más de uno trabajan en el mismo, o me han pedido que incluya tal cosa o tenga listo mi trabajo antes de tal fecha, hablar en primera persona cuando existen otros que cooperan y aportan su esfuerzo para que las cosas sucedan y lleguen a un buen término es notoria señal de que los lazos de camaradería se romperán, si no es que ya están deteriorados.
    3. Cuando alguno o algunos no cumplen con sus compromisos, sobre todo si es el líder. Tomar a la ligera la propia palabra, hacer promesas y no cumplirlas es característico de la mayoría de los políticos. Un dicho dice: “El Prometer no empobrece”, pero sí deteriora el prestigio de quien hace la promesa y denota su falta de integridad. Entiéndase aquí por integridad a la relación directa que existe entre “Decir” y “Hacer”. No cumplir con acuerdos y compromisos propicia un ambiente inapropiado, sea Supervisor o Supervisado.
  • Cito la “Regla de Conflictos”, de autor anónimo.

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Cómo transmitir confianza al hablar | 079

Cómo transmitir confianza al hablar

Cómo transmitir confianza al hablar Seguridad Temple | Marca Personal | Liderazgo | Comunicación | Inteligencia Emocional | Desarrollo Profesional | Mentalidad Positiva | Dirección de Empresas | RRHH
En medio de una situación crítica ¿Cómo podemos transmitir tranquilidad y confianza al hablar?

Me llamó la atención una situación muy interesante mientras veía una serie televisiva de catástrofes aéreas, era el caso de un avión que sufrió la explosión de uno de sus motores en pleno vuelo, Seguir leyendo Cómo transmitir confianza al hablar | 079