Cuando es Obligatorio Proponer una Mejora | Artículo de: Gustavo Pérez Ruiz
Hace como veinte años, en el corporativo de una compañía de renombre, el director de Recursos Humanos envió el siguiente correo electrónico a empleados de todos los niveles, cuyo título decía:
“Es obligatorio proponer una mejora”.
Y decía así:
Estimados compañeros y compañeras:
En aras de mejorar los procesos productivos y la rentabilidad de esta compañía, les solicito atentamente envíen a este misma dirección de correo electrónico al menos una propuesta de mejora que busque lograr una mayor eficiencia para cualquier departamento y nivel en el que se encuentren operando.
Cabe decir que las propuestas de mejora pueden extenderse a cualquier área y nivel de la empresa, esto incluye hacer recomendaciones que no necesariamente correspondan a las propias funciones o al área de desempeño de quien las formule.
El formato de cada propuesta dependerá de cada quien, lo que significa que se pueden enviar sugerencias tan extensas o tan breves como cada uno lo juzgue necesario, con tal que se argumente con razones fundamentadas y beneficios esperados.
Todas las propuestas se evaluarán en la reunión del comité técnico de la junta de directores dentro de tres semanas a partir de esta fecha, por lo cual ese será el día límite de entrega.
Las propuestas seleccionadas se implementarán lo antes posible y además, a los ganadores se les otorgarán premios en forma de bono mensual aplicables al siguiente pago de su nómina.
El comité técnico se reserva el derecho de declarar desierta esta iniciativa de mejora y guardará confidencialidad con todas y cada una de las propuestas.
Recordándoles que es obligatorio proponer al menos una mejora quedo de ustedes como su seguro servidor.
Atentamente,
El Director de Recursos Humanos
Este era el estilo de finales de los noventas y principios de este este siglo, el cual utilizaban algunas empresas entre pequeñas y medianas cuando necesitaban un urgente feedback.
Cuando los directivos estaban ávidos de retroalimentación, antes que contratar servicios de Outsourcing o Asesoría externa, primero tiraban de sus propios empleados, a todos los niveles.
Claro, porque éstos ejecutivos y empleados estaban compenetrados en las operaciones y necesidades del día a día, y además estaban obligados a responder, porque era parte de sus funciones, ya que entre otras cosas para eso les pagan.
Ejercicios como éste, entre comillas “constructivos” (porque son criticables desde muchos puntos de vista) provocaban, naturalmente, una serie de reacciones entre todos los obligados a cumplirlos, unas reacciones que variaban en función de cada personalidad, como por ejemplo:
A) Un empleado OPTIMISTA decía:
«Hace rato que tengo una idea buenísima para captar más clientes, ésta es la oportunidad que esperaba para que ¡Ahora sí la lean con atención! y de paso por allí se interesen en mi trabajo.
¡Seguro que en esta ocasión sí me van a reconocer!»
B) El NEGATIVO que nunca falta comentaba:
«Este tipo de iniciativas no tienen sentido. Al final no implementarán nada, ni le darán el crédito a nadie.
¡Esto una total pérdida de tiempo para todos! Voy a inventarme cualquier cosa porque al final nada valorarán ni agradecerán».
C) Alguien COMPROMETIDO con la empresa pensaba:
«Llevo muchos años trabajando con seguridad y dignidad en esta empresa, creo que por lo menos le debo 3 ó 4 ideas bien formuladas para que mejore sus resultados y pueda llegar a jubilarme con toda tranquilidad».
D) Luego estaba por allí El SURREALISTA:
«¿A poco van a tomar en cuenta la opinión de cualquier empleado no importando si es de menor rango?
¡Ahora resulta que van a promover a director corporativo a alguno de los becarios que tenga un chispazo de suerte!»
E) El RESPONSABLE, que siempre los hay decía:
«Para poder enviar mi propuesta en los primeros días voy a pensar en algo útil durante el fin de semana, así cuanto antes me quito el pendiente de la agenda».
F) El ejecutivo NIHILISTA opinaba:
«Es imposible que de todo esto surja alguna idea disruptiva.
Esto no tiene sentido ni justificación de ser porque de este ejercicio no se obtendrá nada de valor.
¡Es increíble cómo nos obligan a inventar cualquier cosa con tal de que algunos justifiquen su trabajo!»
G) El que es INDIFERENTE decía:
«No pienso gastar tiempo en esto, estoy muy ocupado como para prestar atención a nimiedades.
Si me reclaman algo les daré razones de peso».
H) El EGOÍSTA se decía a sí mismo:
«No pienso darles mi gran idea, al final es probable que no me den el mérito o no me compensen como lo merezco.
Mejor envío cualquier cosa con tal de cumplir con el compromiso y dejo mi gran idea para el momento que ‘Yo’ la pueda implementar por mi cuenta, así me quedo con todos los beneficios».
I) Uno CREATIVO se motivaba:
«Por fin tengo la oportunidad de proponer dos o tres de esas locas ideas que se me ocurren cuando escucho música o cuando voy a un museo.
Por extravagantes que les parezcan mis propuestas ¡Voy a enviárselas!, al menos sí que llamarán la atención».
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¿Todavía es obligatorio proponer una mejora?
Según lo que me informan mis amigos y conocidos -que trabajan en empresas privadas-, y también por lo que leo por allí, este tipo de prácticas, no se si valga decir que “afortunadamente” se ven cada vez menos.
Entiendo que este tipo de ejercicios corporativos ya no se llevan a cabo con tanta regularidad en vista de que la mentalidad de los profesionistas evoluciona más rápido.
Hoy, con esa gran cantidad y calidad de información de la que se puede disponer a través del Internet, concretamente en los medios digitales, los profesionistas tienen acceso expedito a información especializada en forma de artículos, estudios e investigaciones que les provocan una rápida progresión en el criterio ejecutivo.
Lo anterior significa que las habilidades cognitivas evolucionan con más intensidad mientras procesan más y mejor calidad de información.
Esto provoca que en sus lugares de trabajo. estos empleados/ejecutivos tiendan a ser más proactivos y menos herméticos en relación a las propuestas que tengan entre manos.
Hoy en día, muchos empleados tienen total claridad de que deben ser más propositivos, incluso hasta más temerarios a la hora de de decir:
“Esta es mi idea, ¿Qué les parece?”, o
“Discúlpeme señora Directora que le quite su tiempo, pero esto que traigo entre manos le puede interesar mucho, le propongo X y Y cambios”, o
“Buenos días, por favor concédeme solo cinco minutos y escucha lo que tengo que decirte, creo que esto podría arrojar tales y cuales beneficios”.
En el caso del anterior memorándum, el cual reproduje según recuerdo, puedo generalizar que el hecho de ordenar el envío de una propuesta de mejora, es una acción que de entrada resulta incómoda, y ¿Por qué?
Porque a nadie le gusta que le den órdenes, máxime cuando se supone que ya sabe lo que tiene que hacer.
En sí mismo, el hecho de dar y recibir órdenes tiene connotaciones de rigidez, de grado de exigencia, de marcación de niveles como:
«Yo te exijo porque te pago y tú estás para cumplir».
«Yo soy director y tu ejecutivo,,, ¡No se discuta más!»
Nada de esto no es plato de buen gusto, aunque el que dé órdenes sea General y Coronel quien las reciba.
Cuando es Obligatorio Proponer una Mejora
En un mundo ideal, en un mundo utópico (como diría Tomás Moro), cada uno de los empleados debería hacer llegar con cierta regularidad sus interesantes sugerencias al departamento que considere que lo requiera, sin necesidad de que alguien se los pida por escrito o de que se los ordene a viva voz.
Idealmente, no se deberían dar órdenes, ni recordarse protocolos, ni acuerdos prestablecidos en contratos de empleo o en normas corporativas.
Para eso se inventaron los ejecutivos, para velar por el buen funcionamiento del trabajo de los demás, y para encargarse de que todas las actividades fluyan hasta su apropiada conclusión, sin tensiones ni roces entre compañeros.
Por muy lógico que resulte, a nadie le parece grato escuchar o leer:
“Debes llegar antes de la hora establecida a tu lugar de trabajo”,
“Tienes que entregar tu trabajo en tiempo y forma”,
“Encárgate de que los reportes para Hacienda cumplan con todas las leyes”.
Está por demás decir o exigir todo esto porque se espera profesionalismo de todos aquellos que prestan sus servicios a cambio de una compensación económica.
La competitividad surge cuando es obligatorio proponer alguna mejora
Lo curioso de esta historia (en forma de memorándum) es que a falta de propuestas espontáneas, una dirección se ve en la necesidad de tener que obligar a que todos pongan de su parte, esto provoca un incómodo sentimiento de competencia donde no debería de haberlo.
Aquí, en ese comunicado en formato Email, muchos del mismo equipo, o hasta de diferentes áreas de la empresa compiten por ganar en el mismo terreno como iguales, y esto favorece a los de menor jerarquía, porque pueden aprovechar la oportunidad de opacar a los de arriba.
Pero, ¿Qué sucede cuando no hay pista de competencia ni competidores?, allí nadie o casi nadie propone ideas rompedoras.
En donde no se exige proponer una mejora queda el camino libre para aquellos y aquellas que generan buenas ideas, especialmente para esas que provocan cambios.
Donde no te están exigiendo que entregues tus mejores recomendaciones para provocar mejoras sale el sol para todos.
Lo que se logra cuando ‘NO es Obligatorio Proponer una Mejora’
A mediados del siglo pasado, en una empresa estadounidense, ahora no recuerdo bien cuál fue, alguno de sus empleados propuso que para mejorar la productividad se debería instalar una estación de café en cada piso del corporativo.
Esta idea que entonces parecía ridícula causó estupor, los directores pegaron el grito en el cielo:
«¡¡¡Pero Cómo!!! Así, con un lugar para tomar café más que productividad se provocará desorden, holgazanería.
Eso será un pretexto para ponerse a conversar y perder valioso tiempo».
La idea tardó tiempo en calar antes de provocar cambios.
Pero, después de instalar la primera estación de café se dieron cuenta de que allí se relajaban los empleados.
En ese lugar se desahogaban problemas, se proponían soluciones, se compartían conceptos desde diversas perspectivas, además de que todos empatizaban más con sus compañeros y generaban conexiones, camaradería y afinidad de empresa, o amor por la camiseta.
Esta revolucionaria idea que provocó un aumento en la productividad de esa empresa, pronto se adoptó en otras a lo largo de los Estados Unidos y se puede decir que en todo el mundo.
Dice un dicho popular que:
«No des consejos si no te los piden»,
pero en el mundo empresarial donde las sugerencias brillan por su ausencia, donde escasean las buenas ideas, las mejores propuestas resultan ser las que buscan el interés general de la empresa, no el sectorial, o el departamental, y mucho menos el individual.
En algunos casos por supuesto que es necesario proponer ideas a nivel personal, para que uno mismo mejore su eficiencia y se facilite la productividad.
Pero, podemos afirmar que la mayoría de las oportunidades para prosperar, para mejorar el estatus de las cosas, para subir al siguiente nivel se encuentran en los caminos que nadie toma, en los caminos que todavía no existen.
Proponer un cambio de modelo, o de paradigma nunca es un camino fácil, porque hay que convencer a muchas cabezas, y para empezar no todas están dispuestas a escuchar.
Las oportunidades se encuentran donde nadie provoca el cambio, donde escasean las ideas transgresoras, donde las ideas alternativas propician las mejoras y el progreso del interés general.
¿Tú sin verte obligado a hacerlo qué mejoras vas a proponer?
«Mejorar es cambiar. Ser perfecto es mejorar continuamente».
–Winston Churchill (1874-1975)