Etapas del Hot Seat en el Grupo Mastermind. Por Gustavo Pérez Ruiz. Frase de la imagen del filósofo, político y orador romano Lucio Anneo Séneca: “No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho”.
Etapas del ‘Hot Seat’ en el Grupo Mastermind
Continuando con los temas de gestión de grupos mastermind, en esta entrada quiero comentarte algunos puntos de vista acerca de ‘La Rendición de Cuentas’, de la cual he hablado y escrito en emisiones anteriores.
La Rendición de Cuentas Mutuas factor de Éxito Mastermind
A continuación desarrollaré algunos consejos para aprovechar el momento en que uno de los miembros del grupo haga uso del ‘Hot Seat’ (como le denominan en el mundo angloparlante), o del ‘Asiento asignado’ como Yo le llamo.
EL Hot Seat es ese espacio de tiempo con el que cuenta una persona, el cual debe aprovechar para presentar los avances de las operaciones de su proyecto.
Como ya lo he comentado en otras entradas del blog y del podcast:
La acción de rendir cuentas a un grupo mastermind es muy similar al acto de reportar a un jefe, o a un superior,
y una de la prioridades del asiento asignado es
aprovechar el momento de esa rendición de cuentas para presentar problemas, con el fin de que se debatan sus posibles alternativas de solución, buscando que todas estas ideas arrojen información para que el miembro, emprendedor o responsable (en su caso) las evalúe y tome las mejores decisiones, siempre buscando sacar adelante su causa para desatascar o el asunto que detiene el buen progreso de su proyecto.
En el Hot Seat se desarrolla la ‘Rendición de Cuentas’
Muchos seguramente han tenido la experiencia de reportar a un Superior el control de todas sus actividades, y esto es precisamente lo que también pasa en una sesión de seguimiento en un grupo mastermind, en ambos casos la persona en el Hot Seat hace una rendición de cuentas a una tercera instancia.
Lo que sucede en una sesión mastemind es que al momento en que uno de los miembros del grupo toma el asiento asignado, debe aprovechar con eficiencia el tiempo de que disponga por delante, ya sean 30, 45 ó 60 minutos.
Quien ocupe el Hot Seat debe planear con anticipación cómo partirá el tiempo que tiene para su exposición,
y, desde mi experiencia coordinando Grupos Mastermind:
Yo te propongo dividir el tiempo del Hot Seat en 3 etapas.
Primera etapa. Reporte y control de avances
Lo normal en todo proyecto al cual se le da un debido seguimiento y control, es que la mayoría de las actividades avancen apropiadamente de acuerdo a una buena planeación.
Cuando un miembro del grupo mastermind ocupa el asiento asignado, lo hace en el entendido de que ya sabe lo que tiene que reportar,
dado que en el control anterior se auto-asignó actividades que debían ser concluidas total o parcialmente dentro del período entre control y control, por lo cual solo tiene que ir informando de sus avances.
Una forma de reportar avances sería por ejemplo plantearlo así:
A) He terminado la actividad ‘X’ de acuerdo al programa.
B) Tal como lo comenté en la sesión anterior, solo logré terminar la actividad ‘Y’ en su primera fase, ahora empezaré su segunda etapa, y estimo que estará razonablemente terminada para la próxima rendición de cuentas.
C) La actividad ‘Z’, en su caso, no la pude ni empezar, dado que los gestores involucrados me pidieron un aplazamiento debido al problema ‘H’, ellos me informan que por ahora no pueden establecer una fecha para su reinicio, cosas que están fuera de mi control.
El reporte y control de avances o retrasos debe ser breve y claro, además de que
deben quedar registradas tanto las actividades terminadas, como las actividades en progreso, y también deben establecerse por escrito las fechas estimadas de término de todas las actividades.
Es muy importante tomar en cuenta que:
No se debe perder mucho tiempo en esta etapa, porque solo se está informando, no debatiendo.
Si en esta etapa se producen preguntas, esto quiere decir que algo no está claro, y aclarar estos puntos puede provocar una pérdida de tiempo importante, porque se necesitarán más minutos en las etapas posteriores.
Tiempos razonables para esta primera etapa:
Yo estimo que para reportar todas las actividades debe tomarse entre un diez y un veinte por ciento del tiempo total del asiento asignado.
Por ejemplo:
Si alguien cuenta con 30 minutos de asiento asignado (Hot set), deberá reportar sus avances entre 3 y 6 minutos, esto es totalmente posible, y si se puede lograr en menos tiempo, mucho mejor para él o para ella.
Segunda Etapa. Planteamiento de problemas y soluciones
En el ejemplo de la etapa anterior, el miembro en el asiento asignado reporto a sus compañeros de grupo mastermind que no pudo concluir la actividad ‘Z’ dado que los gestores le solicitaron un aplazamiento debido a un problema al que llamamos ‘H’.
Es normal que en cualquier tipo de proyecto o trabajo en curso se presenten uno o más problemas, muchos no los vamos a poder prever, ni tampoco evitar que sucedan, especialmente si se producen por causas fortuitas o ajenas a nuestra planeación.
Yo sugiero que en esta segunda etapa de planteamiento de problemas,
la persona en el Hot Seat deberá exponer (ante todos) UN SOLO PROBLEMA, ¡el que sea más importante!
Eso sí, es posible que se presenten varios problemas, pero imposible gestionarlos todos en UNA sesión de control.
Los problemas digamos menores, deben ser resueltos por el mismo interesado al margen del grupo.
El asiento asignado debe aprovecharse para
plantear el problema de mayor gravedad, el que represente el obstáculo más serio, y debe hacerse con claridad.
Una de las cosas más importantes y que resulta casi obligatoria para el miembro en el Hot Seat es que
«debe presentar al menos 3 alternativas de solución al problema, e indicar por cuál se inclina más».
Presentarse con tres alternativas de solución es lo que muchos hacíamos en las juntas de control con nuestros jefes, o lo que muchos todavía hacen en la sala de juntas.
Yo me acuerdo que si tenía algún problema, debía reportárselo a mi superior, y en función del tamaño del asunto (si éste era muy serio) ni siquiera me esperaba hasta la siguiente sesión de control, pero eso sí,
jamás me podía presentar así nada más como así, soltando la bomba sin más.
Es indispensable que además de plantear y delimitar debidamente el problema clave,
con causas, efectos y pormenores,
siempre evitando informar humo o asuntos intrascendentes que poco o nada tienen que ver con el asunto medular, es fundamental presentar el problema con toda su información, y esas tres alternativas de solución deben ir acompañadas de ventajas y desventajas.
Tiempos razonables para esta segunda etapa:
Yo creo que el tiempo suficiente para presentar UN problema o en su caso UNA propuesta a debatir, con sus tres soluciones, debe tomarse entre un veinte y un treinta por ciento del tiempo del Hot Seat;
esto, para una participación de 30 minutos representa entre 6 y 9 minutos, y si quieres que sean hasta 10.
Estos números no son una regla universal, solo parámetros basados en mi propia experiencia coordinando grupos mastermind.
En algunos casos particulares una hora ni siquiera sería suficiente para plantear determinado asunto, con sus debidas alternativas de solución, pero lo que se busca en un grupo mastermind es eficiencia y alto rendimiento.
Para plantear un problema con sus posibles alternativas de solución es necesario preparar debidamente esa presentación, con antelación, para aprovechar al máximo el tiempo.
Tercera etapa. La retroalimentación y el debate.
Si el miembro que ocupa el asiento asignado ha sabido gestionar bien los tiempos de participación de sus dos etapas anteriores, quiere decir que deja al menos la mitad del tiempo restante para que sus compañeros le den feedback.
Lo ideal es que la retroalimentación se lleve al menos el cincuenta por ciento del tiempo en el Hot Seat.
La parte más interesante del asiento asignado es precisamente, desde mi punto de vista, la retroalimentación (feedback).
Si la persona que ocupa el Hot Seat ha sabido desalojar rápidamente su reporte de actividades y planteado con claridad su problema, o su idea innovadora, así como sus posibles soluciones, está dando paso para que las ideas y la creatividad de sus compañeros se eche a andar, ¿Por qué no?
Cuando alguien expone apropiadamente uno de sus contratiempos, o una de sus interesantes propuestas,
despertará con toda seguridad el interés de más de uno por tratar de resolverlo, o arreglarlo.
Lo que quiere y espera cada miembro en el Hot Seat es recibir:
A) Nuevas alternativas de solución, lo cual siempre es bienvenido
B) Comentarios, correcciones y mejoras a alguna de las mismas alternativas de solución que ya ha propuesto, esto enriquece la solución y también la puede hacer más eficiente
C) Advertencias de potenciales inconvenientes que pudiesen surgir por optar por una u otra alternativa de solución.
No todas las desventajas que vemos en las alternativas de solución serán suficientes,
otros compañeros pueden tener la perspectiva de la que carecemos, y su atinado consejo puede evitarnos problemas muy serios, señalándonos los inconvenientes de una y otra alternativa de solución.
Una retroalimentación enriquecedora, una que se debate entre muchas cabezas, un feedback que aporta más soluciones y aprendizajes invaluables necesita como uno de sus ingredientes principales el tiempo, y tiempo suficiente.
Es muy importante que la etapa de retroalimentación y debate dure el mayor tiempo posible para aprovecharse lo más que se pueda, aunque por experiencia te digo que el tiempo nunca parece ser suficiente
porque alguno siempre se quedará con una o dos ideas sin plantear,
o alguien podría perder el hilo de su aportación dado que otro le interrumpe, o le cambia el tema,
y en otras ocasiones más de alguno se quedará sin siquiera poder expresar su opinión, dado que los demás ocupan la mayoría del tiempo asignado para el feedback.
No es fácil gestionar los tiempos de una participación,
por eso es muy importante ir desalojando las dos primeras etapas cuento antes, sin perder el tiempo en asuntos intrascendentes, o que no vienen al caso.
En el asiento asignado no existe participación perfecta, ni retroalimentación completa,
por eso procura desalojar los temas ligeros con rapidez, y deja el mayor tiempo posible para llenarte de ideas, y especialmente trata de aprender, que siempre se aprende de los demás.
Siempre se aprende, aunque a uno no le toque el asiento asignado, o sea solo un oyente, o no haya tenido la oportunidad de dar su opinión.
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–Lucio Anneo Séneca