Los 3 Niveles de Confidencialidad | Cómo, dónde y con quién se puede compartir información sensible de la Empresa.
Los 3 Niveles de Confidencialidad
Ya seamos empleados o emprendedores, en el día a día de nuestro trabajo, todos manejamos datos y conocemos información que no podemos ni debemos comentar ni compartir con cualquier persona, eso es lógico y creo que todos más o menos lo tenemos claro.
Las fugas de información que debemos evitar
Las conocidas «fugas de información» no solo suceden cuando un ‘hacker‘ se cuela en la computadora de la empresa, o cuando un espía se roba algunos documentos confidenciales, en muchos casos la información llega a manos u oídos indebidos gracias a la imprudencia de los responsables de su gestión y buen resguardo.
Cuando uno mismo traspasa los niveles de confidencialidad
Cuántas veces estamos en una junta de trabajo y tenemos la imprudencia de mostrar documentos de par en par sobre la mesa mientras otros les echan un vistazo,
o en otras ocasiones,
durante una conversación informal entre compañeros o entre amigos, comentamos tal o cual asunto de nuestra empresa con toda naturalidad, con tanta ligereza que no nos ponemos a analizar si estamos soltando información confidencial, una que podría afectar a nuestra empresa y por ende a nosotros mismos.
A continuación les voy a compartir los 3 Niveles de Confidencialidad que debemos observar para saber cuándo, dónde y con quién podemos compartir o comentar la información que producimos o que controlamos, así como aquella que llega a nuestros oídos o a nuestra bandeja debido a nuestras rutinarias interacciones con jefes, compañeros, colegas y conocidos.
3 Niveles de Confidencialidad:
UNO.
El primero de los niveles de confidencialidad es amplio e incluye a:
Compañeros de trabajo del área en la que trabajas, o
a los de otras áreas de la compañía, o
a aquellos que trabajan en una remota unidad estratégica de negocio.
También incluye a todos los que tengan tu mismo nivel jerárquico o inferior,
y en muchos casos también a esos «Directores» o «Ejecutivos» que cuenten con un nivel superior al tuyo, pero que no sean tus jefes.
Para ti, los «Directores y/o CEO’s» del nivel de tu Jefe también cuentan como compañeros, aunque tengan más jerarquía que tú, siempre y cuando carezcan de injerencia directa sobre ti y tus funciones.
Las funciones de un CEO o un Director Ejecutivo
Todos estos compañeros generalmente conocen tu puesto y tus funciones y de ti se apreciaría y se valoraría una buena capacidad ejecutiva siempre que sepas guardar la mayoría de la información que tú manejas o conoces.
En general todos conocerán tus funciones
Es normal que tus compañeros sepan lo que haces y dónde lo haces, pero no es profesional compartir datos específicos de ninguna clase, ni financieros, ni legales, ni técnicos con ellos, y menos al detalle.
Ten en cuenta que al guardar los niveles de confidencialidad apropiados y proteger la información que tú gestionas estás protegiendo tu propio puesto de trabajo, y también a tu superior directo y al jefe de tu superior.
Un caso real donde no respetaron los niveles de confidencialidad
Yo supe de algún caso en el que un equipo de trabajo concursó en una licitación pública y la perdió casi por 10 dólares de diferencia.
Cuando surgen estas situaciones casi siempre se atribuyen a una fuga de información donde generalmente se señala a los principales responsables de generar ese trabajo.
Mientras menos personas conozcan la información confidencial, menores serán las posibilidades de que esos datos traspasen los límites permisibles.
Cuando en un pasillo, o en un elevador o en una comida comentas planes, tácticas, métodos o procedimientos de cualquier clase, estás de alguna forma proyectando la manera en que tú y tu equipo, o tú y tu Jefe trabajan,
y esto siempre dará pie a que personas ajenas a tus funciones hablen de eso cuando no deberían,
o que comenten o que critiquen tus métodos y procedimientos cuando ni siquiera deberían conocerlos.
Está por demás que hables acerca de detalles con otros, porque quienes te escuchen más que ayudarte te podrían perjudicar.
Un buen ejecutivo también tiene que aprender a ser político con la forma de desenvolverse.
Si durante una comida los compañeros del área de operaciones te preguntan con toda naturalidad:
-¿Oye cómo vas en tal proyecto que gestionan para ese cliente tan importante?
Y tú les contestas:
-Bueno, vamos bien, lidiando con los problemas normales, es un reto interesante.
¡Así es como contestaría un político!,
y en este caso está bien aplicada la respuesta, porque no sueltas detalles.
El problema sería que empezaras a contar datos sensibles, o a recriminar el mal manejo de tu Jefe, o los problemas que te surgen al paso por ese cliente tan caprichoso y altanero que no te deja hacer bien tu trabajo.
Hablar con tanto nivel de detalle acabará afectándote primero a ti, y en seguida se cuestionará tu capacidad ejecutiva, se señalará tu falta de seriedad por no saber ser prudente y guardar la debida confidencialidad, y tu marca personal también decaerá.
Cuando un directivo te pida información que sobrepase los niveles de confidencialidad
En el caso de que otro Directivo de la empresa, alguien que posea mayor nivel jerárquico que tú, pero que no sea tu jefe te pregunte acerca de algún asunto o información específica que tú controlas, la respuesta más correcta y profesional siempre será decirle:
-Mire, lo siento. Creo que sería más conveniente que se lo preguntara directamente a mi Jefe, porque no me está permitido compartir esa información.
Así deberías responder, ¡tal cual!
Ya sé que no es fácil responderle así a otro Directivo, pero te aseguro que si le llegas a contar algo, aunque eso no trascienda negativamente, al menos ese Directivo jamás te considerará como posible candidato a pertenecer a su propio equipo -en una próxima oportunidad-, porque ya confirmó directamente que no eres profesional, que no sabes guardar la debida confidencialidad.
¿Estas Preparado cuando llegue la Oportunidad?
Con las personas de este primer nivel de confidencialidad solo puedes comentar las generalidades que todos más o menos conocen gracias a los avisos que se cuelgan en los tableros,
o acerca de los correos electrónicos que informan a todos los empleados de asuntos de interés común, o
de los discursos públicos de algunos de los ejecutivos de la empresa,
o hablar en relación a los artículos que se publican en periódicos y revistas.
Solo podrás comentar esos asuntos entre las personas de este nivel, pero siempre con prudencia; y de preferencia nunca más allá de los límites de la empresa, ni siquiera con tu familia.
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DOS
El segundo nivel de confidencialidad incluye a tu jefe y al Jefe de tu Jefe en su caso.
Tu jefe (o tu cliente, dependiendo de las condiciones) es la persona que conoce todas tus funciones y responsabilidades, es la persona que incluso también es responsable de tus responsabilidades, aunque suene redundante.
Tu jefe es idealmente la persona a quien le debes y puedes confiar todos los asuntos concernientes a cada una de tus funciones.
En principio no deben existir misterios ni asuntos de trabajo que ustedes dos (tu Jefe y Tú) no puedan compartir, incluso es recomendable y sano que entre Tú y tu Jefe predomine un buen nivel de complicidad en el buen sentido, esto es lo ideal, pero ya sabemos que en muchas ocasiones esta relación suele ser hasta ríspida y carente de proactividad, y esto solo va en detrimento de la productividad.
Lo que tú ganas como compensación económica debe ser confidencial
Un asunto típico que se suele comentar por allí a la ligera es tu nivel de ingresos, esto es: Tu sueldo.
Lo más común es que el sueldo de los puestos de tu jerarquía varíen en un rango y que todos puedan suponer lo que más o menos ganas,
pero en principio, ese número exacto (con todo lo que implica, bonos de rendimiento, incentivos, prestaciones, etcétera) solo lo deben conocer tú, tu Jefe, el Jefe de tu Jefe en su caso y los responsables de recursos humanos donde los haya.
Es posible que por cualquier causa tú ganes unos dos o tres dólares más que tus compañeros del mismo nivel,
pero esos pocos dólares pueden ser suficientes para generar enconos, rivalidades innecesarias, grandes envidias, y además cuestionarán tus capacidades, para señalarte como incompetente, para exigirte cada dólar que ganas de más.
No es sano, prudente ni profesional compartir tu nivel de ingresos con tus compañeros, ni con otros miembros de la empresa, ni aunque sean externos, no lo comentes con nadie que no sea tu jefe, y eso aplica con tus amigos y familiares.
Luego, tu jefe a su vez tiene una relación similar con su propio superior, y compartirá o le tendrá que rendir cuentas de todas sus funciones y responsabilidades, incluidas por supuesto las tuyas,
y en su caso compartirá ciertas informaciones con sus propios compañeros lineales, algunas cosas que tú podrás o no conocer, pero en cuyo caso también deberás guardar con total confidencialidad y prudencia.
Cómo Ganar Prestigio con la Prudencia
Cuando tus superiores compartan información contigo
Es posible, que en algunos momentos, por ejemplo en una reunión de trabajo, estés con tu jefe y otros directivos de mayor rango que el tuyo.
Si allí se comparte información, o se comentan asuntos delicados frente a ti, sin que te hayan pedido que abandones la sala de juntas, eso querrá decir que te han permitido acceder a cierta información confidencial,
y tú no deberás repetirla por allí (ni hablada, ni por escrito y muchísimo menos por correo electrónico), únicamente la podrás comentar con tu propio jefe directo siempre y cuando éste saque el tema.
Imagínate que escuchas información crucial para lanzar un nuevo producto, uno que sorprenderá a los mercados, y especialmente a la competencia, y si tú la comentas a la ligera y llega a oídos de la competencia estarás afectando gravemente a tu empresa.
Suena a película de Hollywood, pero la realidad muchas veces supera a la ficción.
Cuando empiezan a confiar en ti vienen las oportunidades
Ten en consideración que conforme tu jefe y sus superiores empiecen a confiar en ti, y de vez en cuando te vayan compartiendo alguna información sensible, éste podría ser un indicio de que tienen confianza en tu confidencialidad,
éste es un signo “a tomar en cuenta” de que pueden confiarte mayores responsabilidades en el futuro, pero si defraudas esa confianza también estarás defraudándote a ti mismo y perdiendo cualquier oportunidad de prosperar.
TRES
El tercer nivel de confidencialidad es el de tu empresa a nivel general, y en este nivel deberás guardar total hermetismo.
Lo que sucede aquí es que en tus diarias interacciones, en tus juntas regulares con compañeros directos o de otras unidades de negocio, dentro y fuera de tus instalaciones, en los pasillos y ascensores,
en todos estos sitios es normal que te vayas enterando de información, de proyectos de equipos, de planes y acciones estratégicas que solo deberían conocer unos pocos, pero que por una u otra cosa tú te estás enterando, sin deberlo.
Cuando por imprudencia y falta de confidencialidad de otros llegue información hasta tus ojos o a tus oídos, deberás guardártela para ti mismo, para no repetirla ni comentarla con absolutamente ninguna persona.
Debes ser totalmente hermético o hermética,
porque en muchos casos puede que lo que hayas escuchado o visto sean solo comentarios maliciosos, chismes, o verdades a medias, o información tergiversada de la cual en muchos casos desconoces la mayoría de los datos que la componen como para juzgarla con precisión,
y aunque éstas sean verdades más grandes que una catedral, también tendrás que enterrar esa información en el fondo de tu cabeza.
Si idealmente, todos los integrantes de una empresa guardaran a rajatabla este tercer nivel de confidencialidad para sí mismos, podrían lograr que su empresa alcanzara un nivel de hermetismo total, un nivel donde no se fugara absolutamente ningún dato, pero esto desafortunadamente no suele funcionar así.
Respeta y guarda celosamente la información a tu cargo, y también la de la empresa
Trata por todos los medios de no cargar ni llevar contigo información sensible de tu empresa fuera de la misma, ni a tu casa, ni a tu club de amigos, ni a la cafetería de la esquina. Todo esto solo te proyecta como una persona imprudente que no sabe comportarse profesionalmente.
El control y manejo de una buena confidencialidad es un tema muy importante que de no tratarse con prudencia y profesionalismo podría acarrear serias consecuencias financieras y legales para la compañía, y también para ti si en tu caso te señalan como alguien que no ha sabido guardar la debida confidencialidad.
La fuga de información es un asunto que no solo puede impactar a tu compañía,
también puede repercutir en socios, en ‘joint-ventures‘, en accionistas, en ‘stakeholders‘ (o gente vinculada de alguna forma con la compañía), pero especialmente en los mismos clientes, a quienes la empresa debería ante todo proteger.
«En el trabajo de inteligencia como en cualquier otro, hay límites en la cantidad de información que uno puede compartir. La confidencialidad es esencial».
-Gijs de Vries