Consejos a tomar en cuenta a la hora de tener que reportar un trabajo a distancia, vía correo electrónico o teleconferencia. Frase de la imagen de Gustavo Pérez Ruiz: “Para saber gestionar remotamente un trabajo, primero tienes que saber gestionarte a ti”.
Trabajo a distancia, ¿Cómo conducirlo con orden?
¿Cómo se administra el trabajo a distancia?
Puede que hayas enviado a alguien durante unos días a arreglar asuntos a otra ciudad o país, o quizá tengas gente trabajando directamente en el sitio de una obra que está en otra localidad, o que tengas un consultor externo desarrollándote algún tema desde su oficina (a gran distancia), o que cuentes con un asistente virtual quien gestiona para ti determinado tipo de trabajo y desde su misma casa, en todos estos casos tienes gente que trabaja remotamente para ti, o para tu empresa.
Dos perspectivas del trabajo a distancia:
El trabajo remoto, el trabajo que se desarrolla desde una ubicación lejana a la matriz o a la oficina central, o el que está alejado del cliente, tiene básicamente dos perspectivas:
UNA. La perspectiva de quien se traslada para hacer el trabajo a otra localidad, o que en su caso quien vive allí, alejado de su Jefe, Patrón o Cliente.
DOS. La perspectiva del patrón o jefe que ha enviado a otra persona a gestionar un trabajo, o en su caso la visión del cliente que manda hacer un trabajo desde lejos, ya sea a otra ciudad u otro país.
Profesionalmente hablando, he tenido la oportunidad de experimentar estas dos posiciones:
Por un lado me han enviado a dirigir trabajos, y a gestionar determinados asuntos; y por otro lado, me ha tocado controlar equipos de profesionales trabajando en distintas localidades, gente a quien he tenido la responsabilidad de supervisar, siempre velando por la consecución de los objetivos de la empresa.
Por todo esto, he preparado una serie de premisas para tomar en cuenta a la hora de gestionar trabajos a distancia, y como siempre les expreso:
-«No pretendo que estas sugerencias se tomen como la panacea ni mucho menos, son solo son algunas sugerencias producto de mi experiencia, espero que alguna les sea de utilidad».
Premisas del trabajo a distancia.
Establecer lineamientos para la comunicación.
Antes de enviar fuera a alguna persona para gestionar un asunto, o antes de contratar a un consultor externo o a un asesor remoto, primero que nada, se deben establecer unas normas o lineamientos generales para comunicación y control a distancia.
Es indispensable que tú como líder y tu gente determinen juntos las líneas de acción a seguir, para que cada uno sepa cuáles son sus funciones a distancia, y especialmente conozcan cuáles son sus límites, para que actúen dentro de estos.
Si por cualquier motivo tienen que exceder dichos límites,
un buen lineamiento sería por ejemplo que ésto primero se comunique, y en su caso se solicite autorización. Ejemplo:
-«Vamos a necesitar comprar X insumos, pero no están autorizados, por eso te informo para que me apoyes y/o me indiques cómo proceder».
Asuntos y temas a tratar.
Las reuniones remotas deben tocar básicamente asuntos relacionados con la rendición de cuentas.
Esto principalmente conlleva informar los resultados, evaluar reportes con números, estadísticas, comentarios, gestión de problemas e imprevistos, críticas constructivas, anexo de imágenes,; todo debe tener una discreta presentación.
La Importancia del Reporte de Viaje.
Decide con anticipación el formato ordenado de la comunicación por escrito, por ejemplo:
-«Me enviarás reportes semanales por correo electrónico. Informarás de los resultados de avances y retrasos en forma numérica y gráfica (en su caso), con porcentajes, montos ejercidos y por ejercer, comentarios generales y particulares, fotografías, copias de documentos».
Considera todo lo que sea necesario para explicar y justificar la situación real de los trabajos del proyecto, pero evitando enviar información irrelevante solo por engordar el informe.
Se ejecutivo, no burócrata.
Establecer el calendario de las comunicaciones y envíos.
Pre-establece el día, la hora, el tiempo de duración y el carácter de cada llamada, ya sea por teléfono, por skype u otro medio, por ejemplo:
-«Nos hablaremos por skype cada viernes a las nueve en punto, siendo media hora el tiempo máximo de la llamada».
Procuren en todo momento ser estrictos con esto, si tienen que exceder los límites de tiempo quiere decir una de dos cosas:
A) Que alguien no está leyendo los reportes dado que pregunta cosas que ya debería saber, o
B) El empleado con trabajo a distancia no está haciendo una buena rendición de cuentas.
Te recomiendo reuniones remotas con duración máxima de 20 minutos, si todo va bien, se comentarán solo avances y se sugerirán mejoras o soluciones.
No envíes trabajo a distancia careciendo de claridad.
Evita enviar a alguien a cualquier lado si todavía desconoce la forma de rendir cuentas, a no ser que se justifique en caso de una emergencia. Pero si cuentan con tiempo, hay que sentarse solo 5 minutos a establecer los lineamientos.
Solicita trabajo a distancia con criterio.
No se vale que hables para solicitar algo que ya te han enviado, o para decir:
-«Quiero hablar contigo cinco minutos». Y tú te tomas dos horas para hablar;
puede que tú tengas tiempo de sobra, pero no se lo quites a los que están luchando directamente en el frente de batalla.
Transparencia en la comunicación.
Ya seas jefe, subalterno o trabajador remoto,
trata de que en cada comunicación para rendir de cuentas sea clara y concisa, ya sea hablando por telecomunicación o por escrito.
Utiliza los elementos de control para darle seguimiento a la comunicación, esto lo encuentras en reportes anteriores.
Prepárate antes de comunicarte con alguien a distancia.
Lee los avances y los problemas antes de iniciar la comunicación.
Si te mandan reportes, léelos y entérate de todo, y si los archivos son muy grandes, aprende a leerlos que para eso eres ejecutivo.
No es profesional que te envíen información y no la leas, y que en lugar de eso prefieras quitar el tiempo de los que sí están trabajando.
Leer reportes de actividades, y hacerlo con rapidez y comprensión es una habilidad ejecutiva.
16 Habilidades Ejecutivas que mejorarán tu Vida.
Nunca solicites información que no vas a leer, ni tampoco para justificar tu propio trabajo, ni lo hagas solo porque te sientes importante solicitando cosas.
Evita pedirle a otro que lea por ti y que te haga un resumen, o que te lo comenten para que evites leerlo, esto es vergonzoso, y acabará afectando tu marca personal, con acciones así todos se asumirán tu incompetencia.
Debes de saber lo que está sucediendo en cualquier momento, o
al menos conocer y tener bien presente el programa de actividades.
No se vale que hables para preguntar:
-¿Cómo vas?, y agregues: ¿Van atrasados o avanzados?
Tú debes conocer en términos generales la situación y actualidad de los trabajos, a pesar de que no haya comunicación;
si te reportan otra cosa o te hablan para informarte de cambios en el programa debes tenerlo presente.
Es muy importante que estés al día del programa de actividades,
porque si tu jefe, un cliente o un posible socio comercial te pide que le comentes o justifiques los avances o el estado actual de actividades, debes contestarle inmediatamente, sin llamar a nadie, eso es profesionalismo,
Lo peor que puedes hacer es decirle a alguien que te pregunta por el estado de las cosas:
-«Espéreme un momento, que ahora hablo para que me informen».
Tampoco respondas vaguedades ni comentes asuntos atrasados.
En todo momento debes estar consciente y seguro de lo que a grandes rasgos sucede con esos trabajos remotos.
Guarda registro de las comunicaciones.
Si tocas varios asuntos, o si por ejemplo sugieres soluciones, trata de que queden registradas por escrito; ten en cuenta que estos reportes y registro de reuniones (aunque sean por Skype o por teléfono), les servirán a todos como una bitácora, una donde se demuestra en ‘negro sobre blanco’ quiénes se han implicado y de qué forma,
esto muestra que tu eres parte del trabajo, seas jefe o subalterno.
Procura conducir el trabajo remoto con buena comunicación.
Todos deben mantener una comunicación estrecha y respetar los lineamientos.
Al inicio de cada conferencia a distancia se debe informar del lugar donde se encuentra la persona remota, así como los hitos alcanzados (esto es las fases logradas) y la situación general de los problemas en curso, por ejemplo:
-«Buenos días. Hoy te hablo desde la oficina X, la que está junto a la sala de juntas Y.
Hasta el momento hemos terminado las 3 fases iniciales, vamos a medio camino de la cuarta.
Se nos presentaron dos problemas, A y B; ya los estamos solucionando, y no representarán gastos adicionales»,
o en su caso:
-«Tendremos que desembolsar determinada cantidad que ya está contemplada en la partida de imprevistos».
Trata que todo intercambio de comentarios sea conciso y rápido, y esto funciona igual para un Grupo Mastermind.
El nivel de autoridad de quien ejecuta el trabajo a distancia.
Ya sea que un reporte se haga por escrito o por telecomunicación,
el periodo de tiempo entre uno y otro comunicado será mayor a mayores responsabilidades se tengan, a menor responsabilidad el tiempo de comunicación será más corto, ejemplo de esto:
Si envías a un Director a controlar y dirigir una zona, quizá solo deba reportarse cada mes, dados sus alcances de maniobra, pero,
si mandas a un Técnico, éste quizá tenga que reportar avances cada 2 ó 3 días.
O en su caso, si la premura de las metas diarias es tan importante, entonces en esa misma medida se informarán los avances al respecto.
El hecho de reportar más seguido, por ejemplo diariamente, no siempre quiere decir que el trabajo no sea tan importante en cuanto a jerarquía, al contrario, por ejemplo:
Si un Director que ejerce un trabajo a distancia te reporta muchos problemas cada vez que se comunica, digamos cada mes, esto lógicamente quiere decir que no está teniendo éxito en su gestión; entonces le pedirás que recorte el período para reportarte, por ejemplo cada dos semanas, esto es malo para él.
Aplica tu buen criterio o sentido común.
Cuando surgen problemas inevitables, la comunicación deberá fluir con más rapidez, y la solución de los problemas debe anteceder a cada comunicación.
Cuando hay problemas, no se deben establecer comunicaciones si no se tienen al menos 2 sugerencias para su solución; no se habla para solucionar las cosas sino para proponer (por un lado) y autorizar (por el otro lado).
No solicites y menos exijas que te hablen para reportarse a medio día,
o cuando las actividades son críticas, o cuando los problemas están en su apogeo (o clímax), o cuando alguien está comiendo o en el baño.
Los reportes por teléfono o video-conferencia deben hacerse muy temprano por la mañana, o por la tarde, poco antes de finalizar el horario de actividades.
Debes respetar el tiempo y la vida de la gente que trabaja lejos.
Generarás un ambiente tóxico si haces críticas mordaces o si señalas culpables durante una conferencia telefónica, por ejemplo:
Evita juzgar mal a quien se va temprano a descansar.
Puede que ésto te de envidia ya que tú no puedes hacer lo mismo, pero en este caso, es muy probable que el problema seas tú. Es posible que no sepas gestionar tu propio trabajo y como consecuencia señalas sin justificación a otro que sí se desempeña bien remotamente.
No exijas horarios a quién está lejos,
No te pongas duro con los horarios de entrada y salida de quien desarrolla un trabajo a distancia, porque no sabes si no ha dormido por trabajar, o a consecuencia de ello;
también desconoces si prefiere avanzar durante los fines de semana en lugar del jueves que dedica a actividades personales, las que no deberían ser de tu incumbencia.
Debes ser profesional y dejar que los otros actúen de igual forma.
Procurar dar a los otros cierto nivel de autonomía y tú también aprende a ejercerla con el ejemplo, con dominio de la situación, porque si no crearás un cáos.
Durante las reuniones debes exigir sobre los resultados, pero sin que la exigencia se convierta en acoso.
Ten en cuenta que en la medida en que una persona tenga mucha autonomía, también se esperará y exigirá mucho más de ella, y en muchas ocasiones los resultados que aporten te podrán sorprender positivamente, como por ejemplo:
Los adolescentes que salen a bailar por la noche.
Aquí sus padres empiezan teniéndoles confianza, y por lo mismo les dan ciertas libertadas, pero éstos deben cumplir para no decepcionar, y casi siempre respetan la responsabilidad depositada en estos.
Cuando tu gente no se comunique se sobreentiende que todo va sobre ruedas.
Si alguno no se ha puesto en contacto contigo en el día y la hora especificados para hablar, o todavía no te envía su reporte, puede que esa persona esté gestionando algunos problemas, unos que seguramente estará tratando de resolver, eso es normal y no deberías estar pensando en ello.
Tu atiende tus cosas y relájate,
a no ser que te hablen para pedirte ayuda.
Si estás en un estado de estrés, seguramente lo transmitirás a la persona que está gestionando directamente el trabajo a distancia, quien lidia por resolver los problemas.
Evita hablar para pedir justificaciones,
como marcar por teléfono y decir:
-«¿Dónde estás?, pero ¿Qué haces allí?. ¿No se supone que deberías estar en otro lado?».
Estos comentarios son totalmente destructivos, ya que tú no sabes las causas ni los efectos de que esa persona esté donde esté.
Nunca pidas justificaciones, solo dí:
-«¿No te interrumpo?, ¿crees que podemos hablar ahora?, o ¿te marco en otro momento?.
Si las cosas van bien y tú exiges lo que no debes exigir, estás generando un ambiente poco propicio para la productividad y la buena relación (que es fundamentar para lograr resultados).
Puedes establecer medios de comunicación alternos al teléfono, al Skype, o a Hangouts,
pueden ser el Whatsapp, el Telegram o en alguna de las redes sociales, pero en esto hay que ser estrictos en cuanto a su uso, utilízalos con respeto, educación y discreción.
No se vale que un jefe o superior sea adicto a los mensajes del Whatsapp y exija que le contesten cada mensaje al instante, o que se enoje por que dejan sus mensajes ‘en visto’, o porque no los han leído aún; este tipo de caprichos no hablan bien de nadie, ni mejoran su marca personal.
Recomiendo utilizar el correo electrónico
porque es una herramienta adecuada y seria para la buena transmisión de información.
El Whatsapp o el Telegram se pueden convertir en un fastidio y ser unas fuentes de discordias y enconos si alguno de los que lo utilizan carece de temple, de prudencia, de discreción, de criterio y capacidad ejecutiva.
Cuando estés en reuniones preestablecidas en el calendario, en sesiones de control que se desarrollan en un día específico, por ejemplo todos los viernes por la mañana,
evita tocar asuntos que vayan más allá del control específico de los trabajos y actividades que están en marcha, esto es:
No cambies el tema principal del trabajo a distancia, ni solicites a tu gente cosas que le quiten el tiempo, como pedirles que empiecen a desarrollar ideas y números para evaluar un nuevo centro comercial en otra ciudad, cuando en ese momento están luchando por entregar una de las etapas más críticas del proyecto.
No distraigas a quienes están plenamente concentrados, tampoco molestes a quienes están en contacto directo con los trabajos y problemas, esto es de sentido común.
Para que un trabajo a distancia sea desarrollado eficaz y eficientemente, es necesario contar con planeación, orden, respeto y actitud.
Entiende que no solo tu gente tiene que aprender a trabajar y reportar remotamente, tú también tienes que saber gestionarlos y gestionarte a ti mismo, porque tu actitud puede ser determinante para ayudarlos o perjudicarlos.
“No cuentes los días, mejor haz que los días cuenten”.
-Muhammad Ali.
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