El Chat como Herramienta Productiva | 309

El Chat como Herramienta Productiva

Cómo administrar positivamente un Grupo de Chat | Desarrollo Profesional | Marca Personal | Administración del tiempo | Disciplina Ejecutiva | Grupos de Trabajo | Eficiencia | Eficacia | Productividad
Cómo gestionar eficientemente un Grupo de Chat empezando con una pregunta.

El uso Profesional del Chat

Yo soy de los que hace unos años todavía se reunía periódicamente en juntas de trabajo presenciales. En la actualidad, los grupos de chat en las redes sociales están revolucionando la forma en que nos comunicamos y nos reunimos, tanto en su lenguaje como en sus formas.

El chat es una herramientas on-line muy poderosas para comunicarnos de manera instantánea con una o varias personas.

Como medio de dispersión y ocio, el chat no está muy bien visto en el ambiente empresarial o laboral, se le asocia con improductividad, con distracciones, con falta de concentración, con holgazanería y pérdida de tiempo. Este es el lado oscuro los chats, pero, utilizados apropiadamente, los chats pueden demostrar su lado positivo y productivo.

A continuación les comento algunas ventajas que tienen los grupos de chat para el desarrollo profesional:

Los chats se justifican más que las reuniones presenciales debido a que acortan las distancias entre los participantes y el tiempo de desplazamientos al lugar de reunión, evitando pérdidas de tiempo y recursos.


Una reunión de cinco personas durante una hora representa en total un gasto de cinco horas de trabajo para la compañía. Un grupo de chat bien gestionado le ahorra tiempo y dinero a la empresa.


Los chats que se desarrollan en plataformas especializadas de comunicación profesional como Basecamp, Slack y hasta Facebook, están probando su alta productividad, ya que en estos se alcanzan más acuerdos y soluciones que en algunas juntas presenciales.


Inicia la conversación en Chat con una pregunta.

A diferencia del chat ordinario en el que 5, 6 ó más participantes intercambian opiniones cruzadas, y digo cruzadas porque en el mismo chat se pueden estar sosteniendo 3 ó 4 conversaciones al mismo tiempo, en un grupo cerrado de profesionales, por ejemplo en facebook, se puede iniciar un diálogo constructivo planteando una pregunta que inicie la conversación.

  • Generalmente, cuando alguien hace una pregunta, el que hace la pregunta, “el iniciador”, tiende a dominar la conversación, porque le está exigiendo a su interlocutor una respuesta en ese momento, en su tiempo, no después.
  • Pero, si la pregunta se hace y se deja allí, para ser contestada cuando el receptor pueda y tenga tiempo, entonces allí la conversación la controla “el receptor”, porque contesta en el tiempo que puede, y para poder contestar se habrá tomado su tiempo para analizar y meditar su respuesta.

En una junta presencial o en un chat en tiempo real, el iniciador de la pregunta exige una respuesta casi inmediata, literalmente está esperando a ver las flechas en pantalla de pregunta leída, mientras su interlocutor escribe la respuesta. Aquí el receptor se podrá tomar un par de segundos para pensar y luego responder. Cómo destacar en Reuniones o Juntas de Trabajo.


En un chat entre profesionales, donde el receptor tenga más tiempo de contestar una pregunta, sentirá menos presión a la hora de contestar, aquí el receptor está en control de la conversación porque decide cuándo puede contestar.


Un chat bajo estas condiciones generará un ambiente más tranquilo, y facilitará respuestas más certeras, ya que todos se toman más tiempo en construir contestaciones mejor pensadas y estructuradas. Y mientras se establezca un límite razonable para la contestación, porque tampoco podemos esperar hasta el año que viene, ¡Qué importa!

¿Cuál es la obsesión que tenemos por apresurar tanto las respuestas?

A no ser que se trate de una emergencia, no debería pasar nada si alguien contesta después de dos horas, está bien, que conteste cuando esté listo. Las respuestas bien pensadas, con planteamientos estructurados, que definan claramente cada punto de vista evitarán por sí mismas que la conversación se prolongue indefinidamente, y así se logra establecer la posición de cada uno casi en cuanto participe con su opinión. 7 Acciones para destacar positivamente.


Los chats que se empiezan planteando una pregunta, o solicitando una aclaración sin exigir respuestas inmediatas, pueden ser muy productivos y hasta interesantes.


Generalizando un poco, los chats de hasta cinco participantes se pueden gestionar muy bien. Las conversaciones donde participan seis, ocho, veinte y hasta más de cien personas en un MISMO grupo de chat pueden llegar incluso a ser muy divertidas, pero altamente improductivas y difícilmente allí se alcanzarán acuerdos unánimes.


Los grupos grandes de chat no son buenos para transmitir conceptos importantes que requieran la aprobación general. 10 Formas de tener una mejor Conversación.

Para tener conversaciones significativas, un grupo de chat no debería tener más de cinco participantes.

Es recomendable que se asigne un líder de chat, algunos lo llaman el administrador del grupo, pero puede ser el jefe, o la persona con más jerarquía; éstos deben establecer el orden y el tono de las conversaciones.

El digamos “líder del chat” puede plantear premisas iniciales como por ejemplo:

“¿Cómo debemos gestionar la página web antes de la inauguración de la academia de cursos?”, y agregar “Nadie está obligado a contestar inmediatamente”, o decir “Para todos, favor de aportar su opinión antes de mañana al medio día”, o decirle a alguno: “Esperamos tu respuesta desde hace un día, necesitamos tomar una decisión”.


Es contraproducente que una persona solo esté en una conversación para ver si es requerido o mencionado, el líder tiene que definir quién debe ser agregado y quien apartado, además debe exigir la participación constructiva de todos los integrantes, no puede haber integrantes que no colaboren.
En muy curioso y paradójico, pero en ocasiones estamos en conversaciones donde no debemos estar, y no estamos en las conversaciones donde deberíamos participar, tanto física como virtualmente hablando.


Si un grupo de cincoo personas inicia un chat on-line a partir de una pregunta que busca el consenso de todos, es razonable establecer un par de días para alcanzar un acuerdo general, siempre y cuando no estén todos pegados durante esas 48 horas a la conversación.


Es recomendable que todos establezcan sus puntos de vista durante las primeras dos horas después de la pregunta inicial, que agreguen sus opiniones y sugerencias. Teniendo estas respuestas, ya se contará con aproximadamente el 80 por ciento de la decisión final, el restante 20 por ciento irán siendo más espaciadas en tiempo, y estarán encaminadas a llegar acuerdos, confirmar alguna cosa, unir criterios, y que se tome una decisión final.

Lo exigible es que al final es que se tomen decisiones, que se alcance el objetivo, y que queden las posiciones de cada uno como antecedentes por escrito.

Cuando uno responde inmediatamente, sin mucho tiempo para meditar una respuesta,  tendrá más posibilidades de equivocarse, porque se elevará su nivel de ansiedad, pudiendo dar hasta respuestas más agresivas.

Un par de días es tiempo razonable para solucionar un asunto que no sea una emergencia, así todos estarán más tranquilos, y responderán con más sensatez porque se han tomado su tiempo para meditar sus respuestas.
Otra gran ventaja de los chats es que dejan un registro por escrito, se pueden hacer respaldos y documentarse, como una bitácora, para deslindar responsabilidades. Allí quedarán establecidos todos los puntos de vista, los acuerdos alcanzados entre todos, y habrá claridad en cuanto a las decisiones y autorizaciones.

Un chat bien gestionado a partir de una pregunta

puede convertirse en una herramienta muy útil en la toma de decisiones y la puesta en marcha de acciones. A simple vista, un chat puede parecer informal, pero su potencial reside en provocar calidad en las respuestas y su debido registro.

Obviamente no todos los asuntos se pueden desarrollar en chats on-line, hay algunos que por su naturaleza y complejidad requieren la presencia física de todos, eso tiene que estar debidamente justificado.

Imagen Cortesía de Pixabay.com publicada libre de Derechos de Autor bajo licencia Creative Commons.

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