Diez lecciones de gestión administrativa o Management | 130

  • Diez lecciones de gestión administrativa o Management. Sugerencias útiles para mejorar el desarrollo profesional del líder de grupo o jefe de equipo.
  • Historia del Genio de la lámpara, un empleado administrativo, un jefe de ventas y el Director de la Compañía de los tres.
  • A continuación, les comparto diez breves lecciones de gestión administrativa que estimo les pueden servir para manejar y comprender esas funciones:UNO. Conoce tus límites. Debes tener muy claras además de tus funciones y responsabilidades las de tus subordinados y las de tu Jefe también. Esto te ubica para que realices en principio solo tus actividades asignadas. Puedes eventualmente apoyar a tus subordinados con su carga excesiva de trabajo y a tu propio jefe también, pero sin perderte y sabiéndolo aclarar con profesionalismo. No se trata de decir: «O.K. Yo me encargo de esto, a pesar de que no esté dentro de mis funciones”, hay que saberlo expresar sin reclamarlo.DOS. Ten un plan de acción. Debes con toda calma preparar la Planeación de todas tus funciones y objetivos. Y hago hincapié con calma porque muchas veces preparamos planes al vapor, con urgencias y no tomamos en cuenta los tiempos reales que nos llevará cada actividad. Es necesario saber qué actividades tenemos que desarrollar en cada momento. La planeación más importante es la del día siguiente, por eso hay que tomarse unos 10 o quince minutos para pensar bien al final del día las actividades prioritarias del día siguiente, anotarlas en una lista para que a primera hora por la mañana no perdamos tiempo pensando dónde debemos reanudar o iniciar actividades.

    TRES. Valora a tu propio equipo. El primer reto de un Manager o de quien recientemente es designado para dirigir a un grupo por primera vez, es hacer una buena transición entre dirigirse a sí mismo y dirigir a su grupo de trabajo. Cuando se da este cambio por primera ocasión, el nuevo Gerente o Jefe debe darse cuenta de que alcanzar metas y completar proyectos ya no es logro exclusivo de sí mismo y de su esfuerzo individual, sino del trabajo y colaboración de todo un equipo. Entonces, el nuevo Jefe de grupo tendrá que saber fomentar relaciones interpersonales, y cultivar habilidades de liderazgo para poder lograr un ambiente de trabajo armonioso, de tal forma que todos se impliquen para alcanzar exitosamente los objetivos colectivos.

    CUATRO. Ser el Jefe no es solo un título sino una actitud. Tener el título de Jefe, Gerente, Director o Manager implica que se está en una posición de liderazgo, y que dicho nombramiento le faculta a un hombre o a una mujer para poder guiar a los miembros de su equipo dándoles instrucciones, con el fin de lograr los objetivos de un proyecto en forma y tiempo. Sin tomar en cuenta que ser «El Jefe» indica que la persona posee un título de mando, de hecho, el énfasis de la autoridad no debe ser enfocado a la posición en sí misma. Más bien, el énfasis debe ser enfocado en el tipo de actitudes y reacciones resultantes de esa posición de mando. Concretamente hablando, un o una profesional que ocupa una posición de liderazgo debe concentrarse en cultivar y utilizar un amplio espectro de habilidades de liderazgo, que le permitan alcanzar tanto su éxito personal como el de su grupo de trabajo, y también el de la Empresa.

    CINCO. Ser persistente en el empeño. Hay que permanecer constantemente persiguiendo los objetivos hasta que se alcance aquello que se desea. Terminar un reporte, cerrar una venta, lograr una sociedad y hacer crecer un grupo o empresa requieren perseverancia. Roma no se hizo en un día. Hay que intentar continuamente encontrar el hueco de mercado, el nicho, los canales apropiados de distribución, de ventas y hasta financiamiento. El que dirige a un equipo seguramente se encontrará y sentirá solo en muchos momentos, tratando de superar situaciones de alto estrés, así como las presiones por alcanzar objetivos en corto tiempo, es en esos momentos donde se tiene que poder mantener el curso sin detenerse y sin entrar en pánico.

    SEIS. Rodéate de profesionales en quien confiar. Es imposible que alguien domine todos los temas y disciplinas. Si alguno piensa que se librará de problemas solo por contar con altas dotes en toma de decisiones, esto solo significa que ese individuo tiene un ego engrandecido y fuera de su control. Tener y contar con profesionales que dominen y resuelvan asuntos ajenos a nuestros conocimientos es deseable para tener un sueño sin pesadillas y poder llegar a trabajar con normalidad. Todo Jefe necesita profesionales con habilidades y conocimientos diferentes a los suyos, y no debe sentirse menos ni acomplejado por admitirlo, porque creerse el sabelotodo solo le acarreará tomar las decisiones equivocadas. Lo deseable es que alguien más nos alerte de problemas, nos sugiera alternativas, nos proponga soluciones y busque planteamientos que vayan acorde con nuestra visión del trabajo o la de la empresa.

    SIETE. Lidera reuniones productivas. Dirige juntas breves, está comprobado que las reuniones que duran más de 60 minutos pueden caer en el tedio y la improductividad. Para cada junta, asigna un tiempo de inicio y uno de término. Organiza o haz organizar en orden todos los asuntos que se vayan a comentar, a esto también se le llama Orden del Día. Procura que todos los asistentes participen y haz que propongan sus ideas. Lleva un registro por escrito o minuta de todos los puntos tratados y acuerdos alcanzados, de tal forma que se les pueda dar adecuado seguimiento en la próxima reunión y que se anoten las actividades y tareas de cada participante. Controla el orden y la disciplina, está bien que dirijas un meeting relajado, pero mantén el Orden del Día sin que se pierda mucho tiempo en distracciones.

    OCHO. Procura siempre mejorar tu lectura, redacción y ortografía. Esto es parte de la imagen, que dice mucho del profesional, sea líder o no. Aunque una buena o mala ortografía y redacción no pesen realmente sobre las funciones de un puesto de trabajo o posición jerárquica, a no ser que uno sea Editor, Periodista o Escritor, es muy importante demostrar interés por entregar reportes, oficios, comunicaciones, cartas y correos electrónicos de forma profesional. Cuidemos estos pequeños detalles porque tienen un gran peso en la Imagen y Marca Personal.

    NUEVE. Evita y mantén las distracciones fuera de tu alcance. Los ritmos de trabajo y producción se entorpecen y rompen con el creciente uso de las aplicaciones para comunicarse a través de teléfonos celulares y hasta la dependencia innecesaria de las redes sociales. Ya en algunas empresas empiezan a prohibir la navegación por redes sociales y se exige a los empleados apagar los dispositivos móviles por ser considerados elementos de distracción y generadores de improductividad.

    DIEZ. Habla con el ejemplo. Las palabras, las instrucciones y las órdenes no producirán ningún respeto al liderazgo de quien las dicta si no van acompañadas primero del ejemplo. Exigir acciones y compromisos está muy bien siempre y cuando el líder empiece por demostrar las acciones que le corresponden a sí mismo, cumpliendo con responsabilidad sus propios compromisos.

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  • La entrada y la salida musical es de Kevin MacLeod de Incompetech.com
  • Cita de Henry Ford.

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